Rekrytointiprosessin preboarding-vaiheen työntekijäkokemuksen kehittäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia, miten rekrytointiprosessin alkuvaiheeseen kuuluva preboarding-vaihe, eli työtarjouksen vastaanottamisen ja ensimmäisen työpäivän välinen aika, toimii toimeksiantajaorganisaatiossa. Lisäksi tavoitteena oli tutkia, miten sen aikaista työntekijäkokemusta voitaisiin kehittää. Tutkimukselle asetettiin kolme tutkimuskysymystä, jotka liittyivät työnantajan näkökulmaan, uusien työntekijöiden kokemuksiin ja molempien osapuolten kehitysehdotuksiin.

Tutkimuksen teoreettinen viitekehys koostui kirjallisuudesta, joka liittyi uuden työntekijän organisaatioon sopeuttamiseen eli sosiaalistamiseen. Lisäksi teoreettisessa viitekehyksessä tarkasteltiin rekrytointiin ja työsuhteen alussa aloitettavaan perehdytykseen liittyvää kirjallisuutta. Lopuksi teoreettisessa viitekehyksessä käsiteltiin preboardingin tavoitteita, hyötyjä ja epäonnistumisen kustannuksia, yhteydenpidon merkitystä sekä mentoritoiminnan aloittamisen mahdollisuuksia.

Tutkimus toteutettiin monimenetelmällisesti laadullisen ja määrällisen tutkimuksen yhdistämisellä. Aineistoa kerättiin työnantajaa edustavien esihenkilöiden ja HR-osaston haastatteluilla sekä uusien työntekijöiden kyselyllä kevään ja kesän 2024 aikana. Haastatteluiden ja kyselyn tavoitteena oli saada syvällistä ymmärrystä työnantajan ja uusien työntekijöiden kokemuksiin, näkemyksiin ja toiveisiin liittyen. Haastatteluiden ja kyselyn avoimien vastausten analyysit toteutettiin aineistolähtöisellä sisällönanalyysilla. Kyselyn muut vastaukset analysoitiin tarkastelemalla niiden frekvenssejä ja keskiarvoja. Lisäksi kyselyn analyysissa toteutettiin ryhmien välistä vertailua joidenkin kysymysten ja taustatekijöiden osalta, mutta tilastollisesti merkitseviä eroja ei löytynyt. Aineistojen analyyseissa tunnistettiin teemoja, jotka ovat yhteydessä aiemmin työn alussa esitettyyn teoriaan.

Kuten aikaisempi kirjallisuus on todennut, myös tämän tutkimuksen tulokset osoittivat, että preboarding on vielä tuntematon osa rekrytointiprosessia. Se koettiin kuitenkin tärkeäksi, ja sillä nähtiin olevan olennainen merkitys työntekijän sitouttamiseen ja positiiviseen työntekijäkokemukseen liittyen. Tutkimustuloksissa painotetiin erityisesti yhteydenpitoa, sitouttamista, ohjeistamista, IT-asioita sekä uuden työntekijän työyhteisöön sopeuttamista.

Tutkimuksella saatiin tuotettua toimeksiantajaorganisaatiolle uutta ja arvokasta tietoa preboarding-vaiheen nykytilasta vahvuuksineen ja haasteineen. Lisäksi toimeksiantaja sai tutkimustulosten myötä tietoa siitä, miten työnantaja ja työntekijät toivoisivat preboarding-vaihetta kehitettävän. Keskeisinä preboarding-vaiheen hyötyinä voidaan pitää yhteydenpitoa ja ohjeistamisen aloittamisen mahdollisuutta sekä mahdollisuutta tutustuttaa uusi työntekijä tulevaan organisaatioonsa jo etukäteen.