Tavara- ja palveluhankintojen suunnittelun opas

Abstract

Tämän toimintatutkimuksen tavoitteena on kehittää tavara- ja palveluhankintojen suunnitteluopas Palvelukeskus liikelaitoksen Puhelin- ja hyvinvointipalvelut liiketoimintayksikön käyttöön. Yksikössä tunnistettiin tarve hankintojen suunnitteluprosessia tukevalle ohjeelle. Puhelin- ja hyvinvointipalvelut yksikön hankinnat ovat moniulotteisia. Hankinnat vaativat tarkan ja huolellisen suunnittelun, jotta lopputuloksena syntyy laadukas hankinta.

Tutkimuksessa selvitettiin, mitkä asiat aiheuttavat haasteita hankintojen suunnittelussa, millainen ohjeen pitäisi olla ja mitä aihealueita ohjeen pitäisi sisältää. Tutkimuksen tiedonkeruumenetelminä hyödynnettiin olemassa olevia ohjeistuksia, dokumentteja, henkilöhaastatteluita ja työpajaa. Tutkimuksessa perehdyttiin palvelumuotoilun menetelmiin ja hankintoihin liittyvään teoria-aineistoon. Työn kirjalliset aineistot kerättiin alan kirjallisuudesta. Tutkimuksessa tehtiin vertailuanalyysia Helsingin Kaupunkiympäristön toimialan ICT-hankintojen suunnitteluoppaaseen.

Työssä hyödynnettiin Puhelin- ja hyvinvointipalvelut -yksikön henkilöiden kokemuksia hankintojen suunnittelusta sekä yhteistä osallistavaa työpajaa. Kehittämismenetelminä tutkimuksessa hyödynnettiin 5 kertaa miksi analyysia juurisyyn tunnistamisessa ja kalanruotokaaviota ongelmanratkaisussa. Hankintojen suunnittelutyön keskeisiksi haasteiksi tunnistettiin mm. ohjeistuksen puute, prosessien epäselvyys, ja hankintoihin liittyvät asiat. Myös hankinnan käyttötapaukset ja eri roolien tunnistaminen koettiin haasteellisiksi.

Työn tuloksissa todettiin, että hankintojen suunnittelua tukeva ohje tulee olla selkeä kokonaisuus, jossa on kuvattu hankinnan suunnittelutyön eri vaiheet ja prosessin eteneminen. Tavara- ja palveluhankintojen suunnitteluohjeen sisältö tarkentui tutkimuksen aikana, ja se saatiin toteutettua aikataulussa. Ohje on tärkeä liikelaitokselle, koska sen avulla työntekijä voi itsenäisesti aloittaa hankinnan suunnittelun ja huomioimaan siihen liittyvät asiat. Johtopäätöksissä todettiin että, ohjeelle tulisi nimetä vastuuhenkilö, joka vastaisi ohjeen jatkokehittämisestä ja ylläpidosta.