Uusi aika, uudet toimintatavat : case Keski-Suomen hyvinvointialue

Abstract

Hyvinvointialueet aloittivat toimintansa 1.1.2023. Keski-Suomessa hyvinvointialueelle siirtyi 11 500 työntekijää 26 eri organisaatiosta. Työntekijät toivat mukanaan aiempien organisaatioiden toimintatavat ja käytännöt, ja alkuvaiheen jälkeen vuorossa on ollut toimintatapojen yhtenäistäminen.

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli luoda ja kehittää yhteisiä toimintatapoja Keski-Suomen hyvinvointialueen HR-palveluihin kuuluville HR-asiantuntijapalveluille ja palvelussuhdepalveluille. Työn tavoitteena oli, että uusia yhteisiä toimintatapoja olisi käytössä vuoden 2024 loppuun mennessä.

Opinnäytetyö toteutettiin toimintatutkimuksena. Toimintatapoja luotiin ja kehitettiin työpajoissa yhteiskehittämisen menetelmiä hyödyntäen. Työpajoihin osallistui vapaaehtoista henkilöstöä, ja niitä järjestettiin kolmesta eri aihealueesta. Aihealueet olivat: 1) työnjako ja roolit eri tehtävien välillä, 2) viestintä ja vuorovaikutus, 3) vaikeat kysymykset eli tilanteet, joissa tiimillä ei ole vastausta heti, vaan asia vaatii lisäselvitystä tai ratkaisujen etsimistä. Työpajojen aiheet valittiin lähtötilannekyselyn tulosten perusteella. Lähtötilannekyselyssä selvitettiin tiimien toimintatapojen nykytila ja mihin työn osa-alueisiin yhteisiä toimintatapoja kaivataan. Työpajoissa kehitetyt toimintatavat otettiin käyttöön työpajojen jälkeen, ja ne ehtivät olla käytössä noin viisi kuukautta ennen lopputilannekyselyä. Lopputilannekyselyssä selvitettiin, miten toimintatapojen kehittäminen vaikutti tiimien toimintaan ja mikä oli toimintatapojen nykytila opinnäytetyön loppuvaiheessa.

Toimintatapoja kehitettiin työpajoissa kolmeen aihealueeseen liittyen, ja jokaisessa työpajassa kehitettyjä toimintatapoja oli käytössä vuoden 2024 loppuun mennessä. Lähtötilanteessa käytössä olleet toimintatavat koettiin enemmän hyvinvointialueen toimintatavoiksi kuin siirtyneiden organisaatioiden käytännöiksi, ja tämä vahvistui kehittämisen aikana. Sekä lähtö- että lopputilanteessa yhteiset toimintatavat liittyivät perustehtäviin, eikä tämä muuttunut kehittämisprosessin aikana. Lähtötilanteessa yhteisiä toimintatapoja kaivattiin useisiin eri työn osa-alueisiin, mutta lopputilanteessa kehittämistarpeet näyttäytyivät enemmän toimintatapojen sujuvoittamisena kuin selkeinä osa-alueina, jotka eivät toimi.

The current wellbeing services counties of Finland were established on the 1st of January 2023. In Central Finland 11 500 employees from 26 different organizations were transferred to a single newly established wellbeing services county. The employees brought with them the working methods and practices of their previous organizations, and after the initial phase, the focus has been on harmonizing these practices.

The purpose of this thesis was to create and develop shared operating practices for the HR expert services and employment relationship services of the Wellbeing Services County of Central Finland. The goal was to have new common practices in place by the end of 2024.

The thesis was conducted as action research. Operating practices were created and developed in workshops using co-development methods. Volunteer employees participated in the workshops, which focused on three different topic areas. The areas were: 1) division of tasks between different roles, 2) communication and interaction, 3) enquiries that require further investigation and research. The topic areas were selected based on the results of a baseline survey. The baseline survey examined the current state of team practices and identified work areas where shared operating methods were needed. The practices developed in the workshops were implemented afterwards and were actively used for approximately five months before the final survey. The endline survey assessed how the development of operating practices had affected team operations and described the state of those practices during the final stage of the thesis.

Operating methods were developed in workshops related to three topic areas and the resulting practices from each came into use by the end of 2024. At the baseline, existing practices were perceived to be more the wellbeing services county’s own rather than those of transferring organizations. This perception grew stronger during the development process. From baseline through endline, the shared practices remained primarily related to core tasks. Initially, common practices across several different areas of work were required. By the final stages however, what remained was streamlining of the common practices as the non-functioning areas had been mostly addressed.