Muutos ei tapahdu itsestään : muutosjohtamisen vaikutus tietojärjestelmäprojektin onnistumiseen

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli tarkastella muutosjohtamien merkitystä tietojärjestelmäprojektin onnistumisen näkökulmasta. Työssä selvitettiin, millaisia muutosjohtamisen keinoja tietojärjestelmäprojektin eri vaiheissa käytettiin, miten ne vaikuttivat henkilöstön sitoutumiseen ja järjestelmän käyttöönottoon sekä miten muutosviestintä ja johdon näkyvä tuki edistivät projektin etenemistä ja vaikuttivat työyhteisön ilmapiiriin. Tutkimus toteutettiin sosiaali- ja terveysalan organisaatiossa, jossa otettiin käyttöön uusi tietojärjestelmä henkilökohtaisen avun yksiköissä.

Tietoperusta rakentui muutosjohtamisen ja sen keinojen, organisaatiomuutosten ja tietojärjestelmäprojektien teemoista. Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena. Aineistonkeruumenetelminä käytettiin teemahaastatteluja, osallistavaa havainnointia sekä sisäisten projektidokumenttien analysointia. Aineiston analyysissä sovellettiin sisällönanalyysiä.

Tulosten perusteella muutosjohtamisella oli keskeinen rooli projektin onnistumisessa. Erityisesti esihenkilöiden vuorovaikutteinen tuki, työpajat ja arjen perehdytys tukivat työntekijöiden sitoutumista ja uuden järjestelmän käyttöönottoa. Muutosjohtamisen keinot, kuten suunniteltu viestintä ja osallistavat toimintamallit, auttoivat vähentämään muutosvastarintaa ja loivat turvallisuutta muutoksen keskellä. Vaikka johdon rooli nähtiin osin etäiseksi, sen merkitys korostui esihenkilöiden kautta. Projektidokumenttien selkeys ja käytettävyys edistivät onnistunutta muutosviestintää. Opinnäytetyössä tuotettiin käytännönläheistä tietoa siitä, miten muutosjohtamisen keinoin voidaan tukea henkilöstöä merkittävissä järjestelmämuutoksissa sosiaali- ja terveysalalla.

The purpose of this thesis was to examine the impact of change management on the success of an information system project. The study explored which change management practices were used during the different phases of the project, how these practices influenced staff commitment and the adoption of the new system, and how change communication and visible leadership support contributed to the project’s progress and the work community’s atmosphere. The study was carried out in a social and healthcare organization that implemented a new information system in its personal assistance units.

The theoretical framework was built around the themes of change management and its methods, organizational change, and information system projects. The study was conducted as qualitative research. The data were collected through theme interviews, participatory observation, and the analysis of internal project documents. The data were analysed using content analysis.

The results showed that change management played a crucial role in the success of the project. In particular, the interactive support provided by supervisors, the use of workshops, and hands-on training supported employee commitment and system implementation. Change management practices, such as structured communication and participatory approaches, helped reduce resistance to change and created a sense of safety during the transition. Although the role of senior leadership was perceived as somewhat distant, its impact was emphasized through the involvement of immediate supervisors. The clarity and usability of the project documents contributed to effective change communication. This thesis provides practical insights into how change management methods can support personnel through major system changes in the social and healthcare sector.