Perehdytysprosessin kehittäminen : perehdytysopas myyntiassistentin työhön

Abstract

Opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena ja kehittämispainoitteisena opinnäytetyönä. Tavoitteena oli kehittää toimeksiantajayritys RoiRoi Oy:lle selkeä ja käytännönläheinen perehdytysopas myyntiassistentin työtehtävään.

Opinnäytetyön päätutkimuskysymyksen tavoitteena oli vastata siihen, minkälainen perehdytysopas tukee parhaiten uuden työntekijän perehtymistä, kartoittaa nykyisen perehdytysprosessin kehityskohteita sekä kuvata prosessin vaiheet mahdollisimman tarkasti. Päätutkimuskysymyksen lisäksi työssä selvitettiin apututkimuskysymyksinä, millaisia osa-alueita perehdytysprosessi sisältää, mitkä ovat sen keskeiset tavoitteet ja minkälaisia kehittämistarpeita toimeksiantajayrityksen nykyisessä perehdytysprosessissa ja -materiaaleissa ilmenee.

Tietoperustassa käsiteltiin perehdytyksen keskeisiä osa-alueita, kuten suunnittelua, tavoitteita ja työnopastusta. Aineistonkeruussa hyödynnettiin teemahaastatteluita, dokumenttianalyysiä ja havainnointia. Aineisto analysoitiin sisällönanalyysin keinoin.

Tulosten perusteella havaittiin, että toimeksiantajayrityksen perehdytysprosessiin ei sisältynyt tarpeeksi kattavia tukimateriaaleja kyseiseen työtehtävään ja perehdytys perustui pääsääntöisesti suulliseen tiedonsiirtoon ja käytännön ohjeistukseen. Tukimateriaalit koettiin tarpeelliseksi osaksi perehdytysprosessin kokonaisuutta. Myyntiassistentin työn laajuus ja roolin erityispiirteet osoittivat tarpeen selkeästi jäsennellylle ja havainnollistavalle perehdytysoppaalle. Kehitetty perehdytysopas kokoaa yhteen keskeiset työtehtävät, vastuualueet, käyttöohjeet ja tarkistuslistat. Opas tukee sekä uutta työntekijää että perehdyttäjää ja toimii käytännön työvälineenä perehdytysprosessin sujuvoittamisessa. Sen hyödynnettävyys ulottuu myös tuleviin rekrytointeihin ja koko organisaation osaamisen kehittämiseen.

The thesis was conducted as a functional and development-oriented project. The primary objective was to design a clear and practical orientation guide for the position of a sales assistant at the commissioning company RoiRoi Oy.

The central research question sought to determine the characteristics of an orientation guide that most effectively supports the onboarding of a new employee, to identify areas for improvement in the existing onboarding process, and to describe the stages of the process as precisely as possible. In addition to the main research question the study addressed the following sub-questions: What components are included in the onboarding process and what are its key objectives? And what development needs are evident in the current onboarding practices and materials of the commissioning company?

The theoretical framework examined the core components of onboarding, including its planning, objectives, and task-specific instruction. Data collection was carried out through thematic interviews, document analysis, and observational methods. The data were analyzed using qualitative content analysis.

The findings revealed that the company’s onboarding process lacked comprehensive supporting materials and was primarily based on verbal information sharing and practical instruction. The need for structured support materials was recognized as an essential element of the onboarding process. The scope of responsibilities and the specific nature of the sales assistant role underscored the necessity for a clearly organized and illustrative orientation guide. The developed guide consolidates key duties, areas of responsibility, user introductions, and checklists. It serves as a practical tool for both the new employee and the onboarding facilitator, enhancing the efficiency of the onboarding process. Furthermore, the guide contributes to future recruitment efforts and supports the broader development of organizational competence.