Käsikirja myynti- ja ostolaskuprosessien toimintojen suorittamiseen toimeksiantajayrityksessä

Abstract

Tämä opinnäytetyö toteutettiin toimeksiantona tapahtuma- ja henkilöstöpalvelualalla toimivalle yritykselle, jonka taloushallinnon myynti- ja ostolaskuprosesseissa oli tunnistettu tarpeita toimintatapojen selkeyttämiselle. Työn tavoitteena oli tunnistaa, kuvata ja dokumentoida yrityksen osto- ja myyntireskontran keskeiset prosessit sekä laatia visuaalinen ja helposti ymmärrettävä käsikirja yrityksen sisäiseen käyttöön. Käsikirjan tarkoituksena oli tukea reskontran hallintaa, lisätä toimintatapojen yhdenmukaisuutta ja tehostaa uusien työntekijöiden perehdytystä. Työn ulkopuolelle rajattiin kulukorvaukset, palkanlaskenta ja kirjanpito. Opinnäytetyö rakentuu johdannosta, teoreettisesta viitekehyksestä, empiirisestä osuudesta ja pohdinnasta.

Tietoperusta muodostui taloushallinnon prosessien tunnistamista, kuvaamista ja dokumentointia käsittelevästä teoriasta sekä sähköisen taloushallinnon rakenteista ja käytännöistä. Lisäksi tarkasteltiin osto- ja myyntireskontran erityispiirteitä tapahtuma- ja henkilöstöpalvelualan toimintaympäristössä. Tietoperustassa käsiteltiin myös verkkolaskutuksen toimintalogiikkaa, taloushallinnon järjestelmien roolia, pääkirjanpidon perusteita sekä asiakas- ja toimittajarekistereihin liittyviä käytäntöjä. Teoreettinen viitekehys loi pohjan käytännön kehitystyölle ja toi esiin alan haasteita ja kehityssuuntia.

Opinnäytetyö aloitettiin syksyllä 2024 ja lopullinen opinnäytetyö ja liitteenä esitettävä käsikirja valmistuivat keväällä 2025. Empiirisessä osuudessa selvitettiin toimeksiantajayrityksen nykytila reskontran näkökulmasta hyödyntäen teemahaastatteluja, osallistuvaa havainnointia sekä dokumenttien tarkastelua. Reskontraprosesseihin liittyviä epäselvyyksiä havaittiin erityisesti laskutustiedoissa, vastuunjaossa ja perehdytyskäytännöissä. Työssä sovellettiin iteratiivista kehittämismenetelmää, jossa käsikirjaa kehitettiin vaiheittain saadun palautteen ja käytännön kokeilujen pohjalta. Prosessin aikana luotiin visuaalisesti selkeä ja järjestelmien logiikkaa noudattava käsikirja, joka pohjautui suoraan organisaation arkeen ja tarpeisiin.

Käsikirja tukee yrityksen sisäistä viestintää, lisää prosessien läpinäkyvyyttä ja toimii sekä dokumentointivälineenä että kehittämisen lähtökohtana. Tuotos on hyödynnettävissä myös uusien työntekijöiden perehdytyksessä, ja se mahdollistaa taloushallinnon toimintatapojen jatkokehittämisen ja osittaisen automatisoinnin tulevaisuudessa. Käsikirja on helposti päivitettävissä muuttuvien tarpeiden mukaan ja palvelee organisaation kasvua ja toimintavarmuutta.