Dokumentaatio ja sen tarpeet kasvavassa yrityksessä
Haukipuro, Jere (2025)
2025
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025060319714
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025060319714
Tiivistelmä
Yrityksen kasvaessa hyvän dokumentaation merkitys toiminnassa korostuu. Oikein toteutettuna dokumentaatiolla vältetään lisäkustannuksia ja myöhästymisiä, ja sen sijaan nopeutetaan projektin toteutumista. Koska dokumenttivirta kasvaa projektien skaalan mukana, tarvitaan dokumentaatioon oma ohjelmisto. Sopivan ohjelmiston löytäminen voi olla aikaa vievää ja haastavaa, koska tarjonta on suuri ja ohjelman tulisi sopia yrityksen tarpeisiin.
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää eri dokumentaatiohallintaohjelmistojen soveltuvuus CT Industrial Oy:n käyttöön. Yrityksen kasvaessa on havaittu, ettei nykyinen dokumentaatiomenetelmä ja -ohjelmisto sovellu enää yrityksen tarpeisiin, ja yritys halusi tutkia vaihtoehtojaan uudelle ohjelmistolle.
Tässä työssä selvitettiin eri dokumentaatio-ohjelmistovaihtoehtoja CT Industrial Oy:lle, jotka koettiin soveltuvan parhaiten yrityksen käyttöön. Työssä ensin perehdyttiin yrityksen dokumentaation tarpeisiin kriteereiden kautta, jonka jälkeen perehdyttiin eri ohjelmistovaihtoehtoihin pintapuolisesti verkkohaulla. Saatavilla olevista ohjelmistovaihtoehdoista valittiin kolme, jotka otettiin tarkempaan arviointiin. Arvioinnissa katsottiin ohjelmiston soveltuvuus kriteereiden kautta. Arvioinnissa käytettiin apuna OpenAI:n ChatGPT-tekoälyä sekä kriteereiden pohjalta laadittua kyselylomaketta.
Työn toteutuksissa huomattiin, että ohjelmistoilla on tasaisesti soveltuvuutta yrityksen käyttöön, mutta eroja syntyy yksityiskohdissa. Lisäksi huomattiin, että osa kriteerien vaatimista tiedoista ei ollut saatavilla, mikä vaikeutti arviointia. Tämän työn arvioinnin mukaan parhaiten soveltuva ohjelmisto olisi suomalainen M-Files, mutta lopullinen hankintapäätös jää yritykselle.
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää eri dokumentaatiohallintaohjelmistojen soveltuvuus CT Industrial Oy:n käyttöön. Yrityksen kasvaessa on havaittu, ettei nykyinen dokumentaatiomenetelmä ja -ohjelmisto sovellu enää yrityksen tarpeisiin, ja yritys halusi tutkia vaihtoehtojaan uudelle ohjelmistolle.
Tässä työssä selvitettiin eri dokumentaatio-ohjelmistovaihtoehtoja CT Industrial Oy:lle, jotka koettiin soveltuvan parhaiten yrityksen käyttöön. Työssä ensin perehdyttiin yrityksen dokumentaation tarpeisiin kriteereiden kautta, jonka jälkeen perehdyttiin eri ohjelmistovaihtoehtoihin pintapuolisesti verkkohaulla. Saatavilla olevista ohjelmistovaihtoehdoista valittiin kolme, jotka otettiin tarkempaan arviointiin. Arvioinnissa katsottiin ohjelmiston soveltuvuus kriteereiden kautta. Arvioinnissa käytettiin apuna OpenAI:n ChatGPT-tekoälyä sekä kriteereiden pohjalta laadittua kyselylomaketta.
Työn toteutuksissa huomattiin, että ohjelmistoilla on tasaisesti soveltuvuutta yrityksen käyttöön, mutta eroja syntyy yksityiskohdissa. Lisäksi huomattiin, että osa kriteerien vaatimista tiedoista ei ollut saatavilla, mikä vaikeutti arviointia. Tämän työn arvioinnin mukaan parhaiten soveltuva ohjelmisto olisi suomalainen M-Files, mutta lopullinen hankintapäätös jää yritykselle.