Sähköisen allekirjoitusprosessin jatkokehitys Volvo Finland Ab:lle

Abstract

Insinöörityön tarkoitus oli jatkaa Volvo Finlandilla kesken jäänyttä, projektissa luodun, sähköisen allekirjoituksen prosessin ja sovelluksen käyttöönottoa, sekä selvittää kehitystarpeita ja toteuttaa ne mahdollisuuksien mukaan. Sähköisen allekirjoituksen projektin alkuperäisenä päämääränä oli luoda ratkaisu, joka nopeuttaa nykyistä huoltosopimusprosessia ja vähentää työmäärää huoltosopimusten käsittelyssä.

Työ aloitettiin tutustumalla jo olemassa olevaan sähköisen allekirjoituksen prosessiin ja sovellukseen. Myös projektiin liittyvää EU- ja kansallinen lainsäädäntö käytiin läpi. EU:n lainsäädäntöä ovat sähköiseen allekirjoitukseen liittyvä eIDAS-asetus, yleistä tietosuojaa koskeva GDPR-asetus ja kilpailulainsäädäntöä ohjaava Sopimus EU:n toiminnasta artikkelit 101 ja 102. Kansallisesta lainsäädännöstä tarkasteltiin lakia vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä luottamuspalveluista, tietosuojalakia sekä kilpailulakia. Ohessa tarkasteltiin myös sopimusvapautta ja Adobe Signia. Projektin aikana sovelluksen käytöstä kerättiin palautetta, jota käytettiin prosessin ja sovelluksen jatkokehitykseen.

Projektin tuloksena syntynyt sähköisen allekirjoituksen sovellus oli jo Volvon omien Truck Centereiden käytössä vaihtelevalla menestyksellä. Projektin jatkon yhteydessä varmistettiin sovelluksen olevan lainsäädännön mukainen ja että omat jälleenmyyjät käyttävät sovellusta työssään. Sovellus saatettiin myös yksityisten jälleenmyyjien käyttöön. Työn aikana tulleen palautteen pohjalta huoltosopimusprosessiin tehtiin parannuksia ja sovellukseen saatiin myös mahdollisuus allekirjoittaa sopimusmuutoksia uusien sopimusten lisäksi. Sovellukseen lisätään myös muistutus painike, jolla allekirjoitusprosessia ei tarvitse aloittaa alusta, jos allekirjoituslinkki vanhenee.

Projektin valmistuminen on nopeuttanut ja helpottanut sopimusmyyjien ja sopimuskoordinaattorin työtä, kun prosessista voidaan jättää pois sopimuspapereiden tulostaminen allekirjoittamista varten ja uudelleen skannaaminen sekä kopion lähettäminen asiakkaalle ja sähköiseen arkistointiin.