Design-systeemin dokumentaation suunnittelu Facta-kuntarekisterin uudistuksessa

Abstract

Tämän opinnäytetyön toimeksiantajana toimi CGI, ja sen alkuperäisenä tarkoituksena oli suunnitella ja toteuttaa Facta-kuntarekisterille sen olemassa olevan design-systeemin dokumentaatio. Vaikka itse design-systeemi oli jo käytössä, sen ajantasainen ja kattava dokumentaatio puuttui. Tämän seurauksena design-systeemin käyttö ei ollut systemaattista eikä selkeää kaikille organisaation asiantuntijoille.

Projektissa hyödynnettiin menetelminä benchmark-tutkimusta, haastatteluja sekä työpajoja. Haastattelujen myötä ilmeni, että olemassa olevassa design-systeemissä oli puutteita, jotka eivät olleet aiemmin tulleet esille. Kävi ilmi, että sekä design-systeemi että sen dokumentaatio olivat keskeneräisempiä kuin aluksi oli ymmärretty. Näiden havaintojen vuoksi projektin laajuus jouduttiin määrittelemään uudelleen. Tämän myötä projektin alkuvaiheessa oli tärkeää syventyä dokumentaation tavoitteiden ja merkityksen ymmärtämiseen. Näiden perusasioiden selvittämiseksi järjestettiin työpajoja suunnittelutiimin kesken.

Projektin uudelleenmäärittelyn jälkeen konkreettiseksi lopputulokseksi toteutettiin esimerkkisivu Factan design-systeemin dokumentaatiopohjasta. Tämä esimerkkisivu toimii mallina, jonka avulla lopullinen design-systeemin dokumentaatio on helpompi rakentaa. Lisäksi suunnittelutiimin kanssa määriteltiin Factan suunnitteluperiaatteet, joita koko organisaation tulisi noudattaa.

Design-systeemin kehittäminen ja dokumentointi vaativat organisaatiolta resursseja, minkä vuoksi sen tarpeellisuus on tärkeää arvioida huolellisesti ennen työn aloittamista. Factan design-systeemin dokumentaatiopohjan luomisen jälkeen itse sisällön dokumentoinnille sekä dokumentaation ylläpidolle tulee varata riittävästi aikaa ja resursseja. On tärkeää ymmärtää, että design-systeemi ja sen dokumentaatio eivät ole koskaan täysin valmiita tai staattisia, vaan niiden ylläpito vaatii jatkuvaa kehitystä ja päivittämistä.