Perehdytysmateriaalit ostoreskontran uudelle työntekijälle

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tehdä toimeksiantajayritykselle perehdytysmateriaalit. Tavoitteena oli luoda perehdytysmateriaalit, jotka palvelevat sekä perehdyttäjää, että perehdytettävää. Toimeksiantajayrityksessä ei ollut materiaaleja perehdyttämisen tueksi, vaan perehdyttäminen toteutettiin uudelle työntekijälle perehdyttäjän ulkomuistista.

Tietoperustassa käsitellään perehdyttämistä sekä ostoreskontraa. Perehdyttäminen-kappaleessa käydään läpi perehdyttämisen merkitystä ja taustaa, erilaisia perehdytysmenetelmiä ja vaiheita sekä perehdyttämistä hybridityössä. Ostoreskontra-kappale käsittelee ostoreskontraan liittyviä lainsäädäntöjä, sähköistä ostolaskuprosessia ja erilaisten laskujen käsittelyä. Ostoreskontra-osiossa käsitellään lisäksi ostolaskujen käsittelyssä hyödynnettävää robotiikkaa sekä tekoälyä.

Tutkimusmenetelmänä opinnäytetyössä käytettiin neljää teemahaastattelua, joissa käsiteltiin, kuinka perehdyttämisprosessi on toteutettu toimeksiantajayrityksessä sekä asioita, joita perehdyttämisessä voisi parantaa. Haastatteluissa ilmeni, että perehdytysmenetelmä toimeksiantajayrityksessä on toimiva. Haasteiksi perehdyttämisessä haastatteluissa mainittiin ajan puute, kaiken perehdytettävälle oleellisen tiedon muistamisen sekä ohjeiden puutteellisuus,

Johtopäätöksenä haastatteluista saatujen tutkimustuloksien perustella loin toimeksiantajayritykselle kolme dokumenttia, joita pystytään hyödyntämään uuden työntekijän perehdyttämisessä. Ensimmäisenä dokumenttina on muistilista, johon on listattu yksityiskohtaisesti asiat, jotka tulisi käydä uudelle työntekijälle läpi perehdyttämisessä. Samaan dokumenttiin on myös sisällytetty aikataulupohja, jota voidaan hyödyntää perehdyttämisen suunnittelussa. Toinen dokumentti on lisäohjeita jo olemassa olevan dokumentin rinnalle, tämän tavoitteena on helpottaa uuden työntekijän itsenäistä työskentelyä. Kolmas on diaesitys, joka voidaan esittää uudelle työntekijälle hänen tullessa ensimmäistä kertaa töihin. Diaesityksessä käsitellään työsuhdeperehdytykseen liittyviä teemoja, kuten toimeksiantajayritystä ja sen organisaatiota yleisesti, yrityksen palkanmaksuun liittyvät asiat sekä talousosaston toimiston käytännöt.