Developing a Scalable Employee Management System Using Jira Software

Abstract

Tässä opinnäytetyössä esitellään kattava, Jira-ohjelmistolla rakennettu henkilöstön hallinnointiratkaisu, joka suunniteltiin ja toteutettiin osaksi IT-osaston prosesseja. Projektin tarkoitus oli kehittää käytössä oleville manuaalisille IT-prosesseille tehokkaampi ja virheettömämpi vaihtoehto, joka lisäksi loisi auditoinnin kannalta välttämättömiä tietopisteitä. Tärkeimpiä edellytyksiä ratkaisun toteutukselle oli, että käytettävän järjestelmän tulisi olla yrityksen työntekijöille valmiiksi tuttu ja että ratkaisun tulisi toimia saumattomasti yhteen henkilöstöhallinnointiosaston tietojärjestelmän (HRIS) kanssa. Projektilla oli kiirehditty aikataulu ulkoisten olosuhteiden vuoksi, ja sen tuli valmistua viikossa.

Ennen tuotantoon panoa ratkaisusta tehtiin luonnos kaikkien sidosryhmien asettamien edellytysten pohjalta. Tätä luonnosta käytettiin integraatioiden testaamiseen ja siitä tehtiin Jiralla hiekkalaatikkomallinnus. Kun testaukset oli suoritettu onnistuneesti loppuun, alettiin projektia siirtää tuotantoon. Suurin osa suunnitellusta ratkaisusta pystyttiin toteuttamaan ilman suurempia muutoksia, mutta projektin laajuutta jouduttiin kasvattamaan siten, että ratkaisu koskisi myös yrityksen ulkoisia työntekijöitä. Ulkoisten työntekijöiden tietoja ei löydy HRIS-järjestelmästä, joten niiden keräämistä varten kehitettiin vaihtoehtoinen syöte.

Lopputuote oli skaalautuva henkilöstöhallinnointijärjestelmä, joka huomioi kaikki tärkeimmät projektille asetetut edellytykset. Sidosryhmiltä kerättiin palautetta, josta ilmeni, että IT-osasto pystyi uuden ratkaisun avulla seuraamaan kaikkia hallinnointiprosessille välttämättömiä vaiheita. Tämän lisäksi vaatimusten mukaisuutta valvova osasto totesi, että luodun järjestelmän raportointi oli hyödynnettävissä auditointia varten. Projekti toi myös IT-osaston prosesseille paljon kaivattua läpinäkyvyyttä.

This thesis presents the designing and implementing of a comprehensive employee management solution for IT departments built on Jira Software. The aim of this project was to address critical errors in the established manual IT procedures and create data points for necessary audit evidence. Some of the key requirements were the use of familiar software and seamless integration with the human resource information system (HRIS). Due to external circumstances, the project had an accelerated schedule and had to be finished within a week.

Before implementation a solution was drafted based on requirements gathered from all stakeholders. This was followed by testing integrations and a proof-of-concept project on Jira sandbox. After completing the testing, the project implementation began. Most of the solution draft could be implemented without much alteration but the project scope needed to be adjusted to address external employees as well. External employee data did not exist in the HRIS, so alternative data input methods were developed.

The final product was a scalable employee management solution that addressed all the key requirements. Feedback was collected for stakeholders. The IT department was able to track all necessary steps. Compliance was able to use project reporting for audit evidence and the project provided much needed visibility into IT processes.