IT-toimittajayhteistyön laadullinen kehittäminen sopimusneuvotteluvaiheessa

Abstract

Ylemmän ammattikorkeakoulun opinnäytetyö käsitteli suomalaisen finanssi- ja vakuutusalan organisaation tietojärjestelmähankkeiden sopimusneuvottelujen kehittämistä. Tutkimuksen taustalla oli havainto, että puutteelliset sopimusneuvottelut aiheuttavat merkittäviä ongelmia projekteissa, kuten aikataulujen ja kustannusten ylityksiä sekä laadun heikkenemistä.

Tutkimuksen tavoitteena oli tuottaa suosituksia ja kehittämisehdotuksia sopimusneuvottelujen tueksi, erityisesti laadullisten elementtien osalta. Lisäksi tavoitteena oli tarkastella toimittajayhteistyön nykytilaa ja tuottaa kehitysehdotuksia sen tueksi. Työ rajattiin käsittelemään organisaation sopimusneuvottelun ja toimittajayhteistyön nyky- ja tavoitetilaa, jotta saataisiin selville, mitä ICT-sopimusneuvotteluun ja toimittajayhteistyöhön liittyviä asioita tulisi kehittää ja mitkä asiat ovat jo kunnossa.

Keskeinen tietoperusta koostui alan kirjallisuudesta, ICT-sopimuslainsäädännöstä, tieteellisistä artikkeleista sekä yleisesti hyväksytyistä ICT-sopimusten suosituksista, joiden avulla muodostettiin käsitys hyvistä käytännöistä ja sopimusten elinkaaresta. Tietoperustassa käsiteltiin myös toimeksiantajaorganisaation omia sopimusehtoja. Lisäksi tarkasteltiin toimittajayhteistyön malleja sekä laadullisten vastuiden ja laadunhallinnan merkitystä sopimuksissa.

Tutkimus toteutettiin toimeksiantajaorganisaation finanssi- ja vakuutusalan empiirisessä ympäristössä. Menetelminä käytettiin dokumenttianalyysiä sekä teemahaastatteluja, joiden avulla kerättiin tietoa sopimusprosessin ja toimittajayhteistyön nykytilasta, haasteista ja kehityskohteista. Haastatteluissa selvitettiin myös tekoälyn hyödyntämisen mahdollisuuksia sopimushallinnassa ja toimittajayhteistyön seurannassa.

Tutkimuksen tulosten perusteella toimeksiantajalle esitettiin konkreettisia kehittämisehdotuksia, kuten sopimusneuvotteluprosessin systematisointi, vaatimusten selkeyttäminen, toimittajayhteistyön laadullisten tavoitteiden kirjaaminen sopimuksiin sekä tekoälyn hyödyntämisen lisääminen niin sopimusprosessissa kuin toimittajahallinnassa. Johtopäätöksissä korostettiin vaatimusten merkitystä, sisäisten sidosryhmien yhteistyön tärkeyttä sekä roolien ja vastuiden selkeää määrittelyä. Jatkotoimenpiteenä ehdotettiin muun muassa konkreettisen tekoälypohjaisen vaatimustyökalun kehittämistä.