Projektinhallinnan merkitys Itä-Suomen yliopiston tilavarauspalvelujen kehittämisessä

Abstract

Tässä opinnäytetyössä tarkasteltiin projektinhallinnan roolia Itä-Suomen yliopiston tilavarauspalvelujen kehittämisessä. Kehittämistyön taustalla oli tarve parantaa tilojen saavutettavuutta ja mahdollistaa niiden itsenäinen varaaminen henkilökunnalle ja opiskelijoille. Projektin yhteydessä otettiin käyttöön mobiilisovelluksen tilavarausominaisuus sekä laajennettiin käyttäjien varausoikeuksia. Työn tavoitteena oli arvioida projektimuotoisen kehittämisen soveltuvuutta palveluprosessien uudistamiseen, tunnistaa projektin aikana esiin nousseet kehitystarpeet sekä tuottaa havaintojen pohjalta ideoita palvelujen jatkokehitystä varten. Tutkimus toteutettiin toimintatutkimuksellisella lähestymistavalla, jossa yhdistettiin dokumenttianalyysi, osallistuva havainnointi ja sähköpostikyselyt. Tietoperusta rakentui projektinhallinnan teorioihin, erityisesti projektin elinkaaren vaiheisiin ja salkunhallintaan. Palvelumuotoilua käsiteltiin rajatusti osana palvelupolun ja kohtaamispisteiden tarkastelua. Projektin eri vaiheet dokumentoitiin systemaattisesti ja arvioitiin projektisalkunhallintamallin mukaisesti. Projektin aikana tunnistettiin kehityskohteita, kuten resurssien hallinnan haasteet sekä muutosjohtamisen merkitys käyttöönotossa. Johtopäätöksenä voidaan todeta, että projektimuotoinen kehittäminen toi selkeyttä ja näkyvyyttä muutokselle, mutta jatkuvan kehittämisen ja projektityön rajapintaa tulee tarkastella kriittisesti. Palvelumuotoilun periaatteet, kuten käyttäjälähtöisyys ja iteratiivinen kehittäminen, osoittautuivat hyödylliseksi myös hallinnollisesti ohjatuissa prosesseissa. Jatkossa olisi perusteltua tutkia projektinhallinnan inhimillisiä tekijöitä sekä muutosjohtamisen integrointia projektimalliin.