Käyttöopas ostoreskontran käyttäjälle

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli laatia toimeksiantajayritykselle käyttöopas ostoreskontran hoitamiseen. Toimeksiantajayritys on ottamassa käyttöön uuden taloushallintojärjestelmän, ja sen myötä nousi tarve selkeälle käyttöoppaalle, joka tukee ostoreskontranhoitajan arkea sekä helpottaa uusien työntekijöiden perehdytystä. Työ toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä, ja lopputuotos on käytännönläheinen opas, joka kokoaa ostoreskontran päivittäiset työtehtävät yhteen. Opinnäytetyön kirjoittaja työskentelee toimeksiantajayrityksessä.

Tietoperustassa tarkasteltiin taloushallinnon ja ostoreskontran roolia osana yrityksen toimintaan sekä käyttöohjeiden laadinnan periaatteita. Tausta-aineistona hyödynnettiin myös toimeksiantajayrityksen talousjohtajan haastattelua. Haastattelun avulla selvitettiin uuden järjestelmän käyttöönottoon liittyviä tavoitteita, odotuksia sekä haasteita.

Opinnäytetyön tuotoksena syntynyt käyttöopas vastaa hyvin toimeksiantajayrityksen tarpeisiin ja on hyödynnettävissä sekä järjestelmän käyttöönottovaiheessa että jatkossa tukena ja osana perehdytysmateriaalia. Valmis käyttöopas kattaa ostoreskontran päivittäiset työtehtävät. Käyttöoppaan sisällysluettelo suunniteltiin ostolaskuprosessin pohjalta, jotta se etenisi mahdollisimman johdonmukaisesti. Käyttöoppaan aihealueet otsikoitiin sekä jaettiin alaotsikoihin, jotta käyttöoppaan lukeminen olisi lukijalle helpompaa. Ohjeet kirjoitettiin käskymuodossa lyhyesti ja selkeästi. Käyttöopasta on mahdollista kehittää ja päivittää jatkossa, kun uuden järjestelmän käyttö vakiintuu ja siihen saadaan lisää käyttökokemusta.