Taloushallinnon asiakirjojen siirtyminen sähköiseen arkistoon

Abstract

Opinnäytetyö perustuu työpaikkakassaan, jossa ollaan siirtymässä sähköiseen arkistointiin. Tutkimuksen tehtävänä on selvittää sähköiseen arkistointiin liittyvä lainsäädäntö, joka säätelee asiakirjojen säilytysaikaa. Arkistoinnin projektisuunnitelmaa varten kartoitetaan, missä taloushallinnon asiakirjoja säilytetään tällä hetkellä ja kuinka tietosuoja tullaan huomioimaan tallennettavissa tiedoissa.

Tutkimusmenetelmänä käytetään laadullista tutkimusta, joka toteutetaan haastattelemalla henkilöä, joka on laatinut työpaikkakassan sähköisen arkistoinnin projektisuunnitelman. Tutkimusaineistoa kerätään sähköiseen arkistointiin liittyvästä kirjallisuudesta, työpaikkakassan arkistointiohjeista sekä aiemmin tehdyistä tutkimuksista.

Tutkimuksessa kävi ilmi, että tietosuoja on keskeinen huomioon otettava tekijä arkistoinnissa. Sähköisessä arkistoinnissa tietosuojan toteutumista voidaan valvoa luotettavammin rajaamalla käyttäjäoikeuksia ja hyödyntämällä käyttäjälokia, jonka avulla voidaan tarvittaessa selvittää, kuka on katsellut henkilön tietoja.