Toiminnan jatkuvan parantamisen prosessin arviointi ja ehdotukset jatkokehityksestä ICT-alan organisaatiossa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää yrityksen Create Better -kehitysehdotusprosessia helppokäyttöisemmäksi, selkeämmäksi ja osallistavammaksi, jotta henkilöstön olisi helpompi tehdä parannusehdotuksia ja seuranta olisi sujuvampaa. Teoreettinen viitekehys koostuu jatkuvasta parantamisestä, kulttuurista ja sisäisestä viestinnästä.

Opinnäytetyö toteutettiin laadullisena tutkimuksena. Aineisto kerättiin puolistrukturoiduilla teemahaastatteluilla, ja analyysissä hyödynnettiin aineistolähtöistä sisällönanalyysiä teemoittelun keinoin. Haastatteluihin osallistui kahdeksan henkilöä, jotka edustivat tasapuolisesti organisaation eri osia – erihenkilö- ja johtotasoa, asiantuntijoita, myyjiä sekä operatiivista henkilöstöä. Analyysin perusteella nousi esiin neljä keskeistä kehittämisteemaa: yrityskulttuurin ristiriidat ja vaikutus jatkuvaan parantamiseen, sisäisen viestinnän haasteet, palautekulttuuri sekä muutos. Vaikka kehityskohteita tunnistettiin, haastateltavat toivat esiin myös useita vahvuuksia, kuten avoimen organisaatiokulttuurin sekä myyntiin, tuloksiin ja tavoitteisiin kohdistuvan sisäisen viestinnän. Tulokset osoittavat, että organisaatiokulttuuri näyttäytyy samanaikaisesti sekä kannustavana että rajoittavana, erityisesti avoimuuden ja kriittisen puheen välisen jännitteen kautta. Viestinnän ajoittainen hajanaisuus, epäjohdonmukaisuus ja autenttisuuden puute heikentävät jatkuvan parantamisen edellytyksiä. Palautekulttuuri kaipaa rakenteellista ja sisällöllistä kehittämistä. Muutoksen onnistunut jalkauttaminen edellyttää selkeämpiä vastuita muutosprosessissa, osallistavia rakenteita ja riittäviä resursseja. Haastatteluista nousseet kehitysehdotukset muodostavat kokonaisuuden, jossa yhdistyvät kulttuuriset ja rakenteelliset muutostarpeet.

Tutkimuksen tuloksia voidaan hyödyntää kehittämällä edelleen nykyistä Create Better- työkalua, joka toimii tällä hetkellä hyvin manuaalisena. Prosessin kehittäminen kokonaisvaltaiseksi muutostyökaluksi voisi sisältää esimerkiksi projektien tilannepäivitykset, linkitykset ajantasaisiin prosessikuvauksiin ja vastuujakoihin, sekä keskitetyn tiedonhallinnan.

Jatkotutkimuksessa voitaisiin syventyä joihinkin esiin nousseista teemoista, kuten palautteeseen, miten sitä voitaisiin antaa välittömämmin, enemmän tiimiltä toiselle ja sisällyttää myös rakentavaa palautetta enemmän viestintään. Näin olisi mahdollista kehittää kohdennettuja toimenpiteitä, jotka tukevat organisaation jatkuvan parantamisen toimintamallin vahvistamista.