Infrahankkeen viestintäsuunnittelu

Abstract

Insinöörityössä tutkittiin viestintää sovellettuna infrarakennushankkeisiin. Lisäksi tutkittiin viestinnän teoriaa ja merkityksiä niin case-kohteena toimivana Hamina-Vaalimaa-elinkaarihankkeessa kuin yleisesti erikokoisissa infrahankkeissa. Insinöörityö toteutettiin kirjallisuustutkimuksena, jota tukemassa olivat case-kohteen tarjouspyyntöasiakirjat, tilaajayrityksen luovuttamat materiaalit sekä internet-lähteet.

Viestinnän merkitystä projektin yhtenä tärkeimpänä työkaluna ei voida vähätellä. Viestinnän ei välttämättä aina ajatella olevan projektihallinnan yksi tärkeimmistä osa-alueista. Erityisesti suurissa infrahankkeissa viestinnän merkitys korostuu, jolloin viestinnän suunnitteluun on varattava aikaa ja resursseja.

Viestintäsuunnittelun keskeisimmät vaiheet ovat tilaajan vaatimuksien tarkastaminen, sidosryhmien tunnistaminen, viestintämenetelmien tunnistaminen ja niiden tehokas hyödyntäminen sekä viestinnän arvioinnin ja seurannan suunnitteleminen. Suurimpana yksittäisenä viestinnän haasteena on kriisiviestinnän hallitseminen, jonka onnistuminen voi merkittävästi edesauttaa kriiseistä selviämistä. Kriisiviestintä on osa suurempaa kokonaisuutta, kriisijohtamista, jossa ennalta määrätyt ja kaikille yhteiset toimintamallit asettavat erityisesti hankkeen projektinjohdolle suuria vaatimuksia.

Työn tilaajalle luovutettiin opinnäytetyökirjan lisäksi kriisiviestinnän jälkianalyysilomake, jonka avulla voidaan arvioida kriisiviestinnän etenemistä ja onnistumista kriisikohtaisesti.

The thesis studied communication as applied to infrastructure projects. In addition, communication theory and the meanings were studied in the context of the Hamina-Vaalimaa-PPP-project, the case study, and generally in infrastructure projects of different sizes. The thesis were conducted as a literature study, which was supported by the bid documents of the case study, client company’s material / documents and internet sources.

The importance of communication as one of the main tools in the project should not be underestimated. It is, however, not often perceived as a major success-factor in a project. Especially in the large infrastructure projects the importance of communication increases, which also means that more time and resources need to be reserved for communication planning.

The key stages of communication planning are inspecting client’s requirements, identifying stakeholder groups, identifying communication methods and taking advantage of those and planning communication evaluation and monitoring. The single largest communication challenge is to manage crisis communication the success of which may significantly contribute to overcoming the crises. Crisis communication is part of a greater whole, crisis management, where the pre-determined and common procedures place high requirements on the project leaders.

The thesis was given over to the client company as a book and in addition, a crisis communication evaluation form was produced that can be used to audit the progress and success of the crisis communication.