Email Marketing in the Age of AI

Abstract

The goal of this thesis was to create a process description for email marketing for the target company. The research questions included “What is the purpose of email marketing at the target company?”, “Can AI (artificial intelligence) be utilized to help optimize limited resources?”, and “How should the email marketing process go at the target company?”. These questions were considered during the theoretical framework and also targeted with the interviews that were conducted for this thesis. The development task of creating an email marketing process description was also supplemented by utilizing a brainstorming workshop, which was used to determine customer personas.

The theoretical framework of this thesis spanned from chapter 2 to chapter 5. Chapter 2 delved into email marketing in B2B communication, comparing it to B2C-side, and introducing key benefits and challenges. Chapter 2 also considered email marketing in resource-constrained environments. Chapter 2 found that email marketing is still a relevant method of marketing, and it works well in a B2B setting. Some key benefits that were found included ease of use, low cost, customer targeting capabilities, and personalization. Key challenges found included difficulty in getting people to sign up for email marketing, emails bouncing, and ending up in the spam folder. It was also found that email marketing is a good method to use in resource-constrained environments.

Chapter 3 considered email marketing further, by introducing some process models and best practices. The best practises introduced included knowing the goals, sending relevant content, and analyzing results. Chapter 4 delved into AI in email marketing. The focus of the chapter was generative AI, and it was found to have capabilities of helping streamline the email marketing process, as it can be used in content ideation and creation, for example. However, there are ethical considerations to take into account when using AI, for example, secure data use. Chapter 5 provided a summary of the theoretical framework.

The chapters that followed, went into research and development parts of the thesis. The interviews that were conducted for this thesis were introduced in chapter 6, and the results were outlined in chapter 7. Chapter 8 introduced the development part of this thesis and showcased the brainstorming workshop and email marketing process description.

As a result of the thesis, the goal was reached and research questions answered. The purpose of email marketing at the target company is to bring awareness and information to customers, and data, efficiency and awareness-driven sales for the company. AI can be used to optimize limited resources, for example, by streamlining content creation. However, AI must be used in a secure way. The email marketing process should consider relevant and thoughtful content creation and providing the content to customers without annoying them. It is also important to analyse results and further optimize the process in the future.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli luoda kohdeyritykselle sähköpostimarkkinoinnin prosessikuvaus. Opinnäytetyön tutkimuskysymykset olivat ”Mikä on sähköpostimarkkinoinnin tarkoitus kohdeyrityksessä?”, ”Voidaanko tekoälyä hyödyntää rajallisten resurssien optimoinnissa?” ja ”Miten sähköpostimarkkinointiprosessin tulisi edetä kohdeyrityksessä?”. Näitä kysymyksiä pohdittiin teoreettisessa viitekehyksessä sekä opinnäytetyötä varten tehtyjen haastattelujen avulla. Näiden lisäksi sähköpostimarkkinoinnin prosessikuvausta täydennettiin brainstorming-työpajan avulla, jonka aikana luotiin kolme asiakaspersoonaa.

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys ulottui luvusta 2 lukuun 5. Luku 2 syventyi sähköpostimarkkinointiin B2B-viestinnässä, vertasi sitä B2C-puoleen sekä esitteli sen keskeiset hyödyt ja haasteet. Luvussa 2 tarkasteltiin myös sähköpostimarkkinointia markkinointikeinona resurssirajoitteisissa ympäristöissä. Luvussa 2 todettiin, että sähköpostimarkkinointi on edelleen ajankohtainen markkinoinnin menetelmä ja se toimii hyvin B2B-viestinnässä. Keskeisiä sähköpostimarkkinoinnin etuja olivat mm. helppokäyttöisyys, alhaiset kustannukset, kohdentaminen ja personointi. Keskeisiksi haasteiksi havaittiin esim. vaikeudet saada ihmiset rekisteröitymään sähköpostiviestintään, se, etteivät sähköpostit mene asiakkaalle perille ja päätyminen roskapostikansioon. Sähköpostimarkkinoinnin todettiin olevan hyvä markkinoinnin keino, kun käytössä on rajalliset resurssit.

Luvussa 3 tarkasteltiin sähköpostimarkkinointia tarkemmin ja esiteltiin prosessimalleja sekä parhaita käytäntöjä. Löydettyihin parhaisiin käytänteisiin kuuluivat tavoitteiden tunteminen, relevantin sisällön lähettäminen ja tulosten analysointi. Luku 4 syventyi tekoälyyn sähköpostimarkkinoinnissa. Luvun keskiössä oli generatiivinen tekoäly ja sen havaittiin auttavan sähköpostimarkkinointiprosessin virtaviivaistamisessa, esimerkiksi sisällön ideoinnissa ja tuottamisessa. Tekoälyn käytössä on kuitenkin otettava huomioon myös eettisyys, esimerkiksi dataa tulee hyödyntää vastuullisesti. Luku 5 oli yhteenveto teoreettisesta viitekehyksestä.

Opinnäytetyön luvut 6–8 käsittelivät opinnäytetyötä varten tehtyä tutkimusta ja kehitystä. Tehdyt haastattelut esiteltiin luvussa 6 ja niiden tulokset luvussa 7. Luvussa 8 esiteltiin tämän opinnäytetyön kehitysosuus, eli brainstorming-työpaja ja sähköpostimarkkinoinnin prosessikuvaus.

Opinnäytetyön tuloksena sen tavoite saavutettiin ja tutkimuskysymyksiin vastattiin. Sähköpostimarkkinoinnin tarkoituksena kohdeyrityksessä on luoda sen asiakkaille tietoisuutta ja antaa heille relevanttia tietoa, sekä tuoda yritykselle dataa, tehokkuutta ja tietoisuuteen perustuvaa myyntiä. Tekoälyä voidaan käyttää rajallisten resurssien optimointiin esimerkiksi virtaviivaistamalla sisällöntuotantoa. Tekoälyä on kuitenkin käytettävä turvallisesti. Sähköpostimarkkinointiprosessissa tulee huomioida relevantti ja harkittu sisällöntuotanto sekä sisällön tuominen asiakkaille heitä ärsyttämättä. On myös tärkeää analysoida sähköpostimarkkinoinnin tuloksia ja optimoida prosessia edelleen tulevaisuudessa.