Prosessimuutos järjestelmäversiovaihdoksessa

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena oli palvelukeskuksen prosessimuutoksen valmistelu palkkajärjestelmän versiopäivityksen yhteydessä. Taustalla oli tarve päivittää 1990-luvulla kehitetty palkka- ja HR-järjestelmä uuteen versioon, joka muuttaa myös järjestelmälogiikkaa. Muutos vastaa laajuudeltaan järjestelmävaihtoa, ja sen toteuttaminen edellyttää prosessien uudelleenkuvaamista, ohjeistusten päivittämistä ja henkilöstön kouluttamista. Työn tavoitteena oli varmistaa, että prosessimuutokseen valmistaudutaan riittävästi ja että henkilöstöllä on osaaminen toimia uudessa järjestelmäympäristössä. Työ aloitettiin toimintatutkimuksena, mutta projektin viivästyttyä järjestelmätoimittajan valmiuden vuoksi tutkimusmenetelmää täydennettiin tapaustutkimuksella. Alkuperäiseen suunnitelmaan kuulunutta versiopäivitystä ei opinnäytetyön aikana toteutettu, vaan se siirtyi tulevaisuuteen. Tapaustutkimusmenetelminä käytettiin kvalitatiivista aineistotutkimusta ja haastatteluja. Aineistona hyödynnettiin aiempia järjestelmäkäyttöönottoja koskevia tutkimuksia sekä projektin osallistujien kokemuksia. Keskeisiksi tuloksiksi nousivat viestinnän, osallisuuden ja osaamisen kehittämisen merkitys onnistuneessa järjestelmäkäyttöönotossa. Haastattelujen perusteella osallistujat kokivat avoimen viestinnän lisäävän luottamusta ja mahdollistavan aktiivisen osallistumisen. Johtopäätöksenä voidaan todeta, että järjestelmämuutoksissa tulee keskittyä ihmisten toimintaan ja osaamiseen, ei pelkästään teknisiin ratkaisuihin. Muutosjohtamisen modernit teoriat korostavat yhteistä matkaa, osallistamista ja avoimuutta. Näiden elementtien toteutuminen edistää onnistunutta muutosta ja vähentää muutosvastarintaa. Vaikka versiopäivitys ei toteutunut opinnäytetyön aikana, työ tuotti arvokasta tietoa järjestelmämuutoksen valmistelun kriittisistä tekijöistä.