Substanssiosaamisen sitouttaminen hankinnan eri vaiheisiin

Abstract

Tässä tutkimuksessa haluttiin selvittää keinoja osaamisen sitouttamiseksi hankinnan eri vaiheisiin. Hankinnat kärsivät useasti siitä, että niihin ei saada sitoutettua riittävästi substanssiosaamista, vaan hankintaa tekevä yksikkö joutuu selvittämään riittävän substanssitiedon itse tai käyttämään muita keinoja hankinnan edistämiseksi. Tämän opinnäytetyön kohdeorganisaatio oli suomalainen korkeakoulutason oppilaitos.

Menetelmänä käytettiin toimintatutkimusta, jossa yhdistettiin sisäisen dokumentaation läpikäyntiä, havainnointia ja ryhmähaastattelua. Ryhmähaastattelussa haastateltiin organisaation hankintaa tekeviä asiantuntijoita tekemällä nykytila-analyysejä sekä antamalla mahdollisuus vapaaseen pohdintaan.

Tuloksena syntyi kaksi konkreettista kehittämistoimenpide-ehdotusta, hankintaklinikka ja hankintabotti, sekä listaus mahdollisista toimenpiteistä hankinnan eri vaiheisiin substanssiosaajien sitouttamiseksi. Aikataulullisista syistä toimenpiteitä ei kuitenkaan ehditty siirtämään organisaation tuotantoon.

Johtopäätöksenä todettiin, että ensisijaisia hyötyjä muutoksesta, jossa saataisiin substanssiosaaminen sitoutettua paremmin organisaation hankintaprosesseihin, olisi hankintojen tehostuminen, laadun parantuminen ja hankintojen tuleminen näkyvämmäksi koko organisaatiossa. Tämä vaikuttaisi todennäköisesti myös yhteistyöhön työelämäkumppanien kanssa. Mahdollisessa jatkokehittämisessä suositeltiin täydentävien haastatteluiden suorittamista ennen kehittämistoimenpiteiden viemistä tuotantoon.

This study aimed to find out ways to commit expertise to the different stages of the procurement. Procurement often suffers when sufficient substantive expertise cannot be committed to it, and the procurement unit must search for and find sufficient substantive information by itself or use other methods to advance the procurement. The case organization of this thesis was a Finnish education institution of higher education.

The thesis utilized action research as its research approach. The research methods relied on internal document analysis, observations and a group interview. Procurement experts involved in the organization's procurement were interviewed during the group interview, conducting current state analyses and providing the opportunity for free reflection. The theoretical framework of the thesis focused on the topics of commitment, expertise and procurement.

The outcome of the thesis was two concrete development proposals, a procurement clinic and a procurement bot, as well as a list of possible actions to commit experts to the different stages of the procurement process. Due to scheduling reasons, it was not possible to transfer the proposals or actions to the organization's production.

The conclusion presented was that the benefits of changes that would commit substantive expertise better into the organization's procurement processes would include increased efficiency in procurement, improved quality, and greater visibility of procurement throughout the whole organization. This would likely also affect the cooperation with organizational partners. As further development, the thesis recommended conducting follow-up interviews before implementing development procedures into production.