Tiedolla johtamisen ja ennakointitiedon hyödyntäminen ammatillisen koulutuksen päällikön työssä sekä tietotyöpöydän toteutusehdotus

Abstract

Organisaatioiden toiminnan kehittämisessä korostuvat yhä enemmän tiedolla johtamisen, ennakoinnin ja analytiikan näkökulmat. Tiedolla johtamisella tarkoitetaan tiedon aktiivista hyödyntämistä päätöksenteossa, kun taas ennakoinnin avulla hahmotetaan tulevaisuuden suuntaa ja ilmiöitä. Analytiikkaa ja siihen liittyvää teknologiaa hyödynnetään tiedon. jalostamisessa ja visualisoimisessa. Kaikella tällä pyritään päätösten perustelemiseen datan pohjalta. Tämän opinnäytetyön lähtökohtana oli selvittää, miten tiedolla johtamisen ja ennakoinnin avulla voidaan toteuttaa organisaation strategiaan pohjautuvaa, läpinäkyvää esihenkilötyötä ja lähijohtamista nopeasti muuttuvassa koulutuskentässä.

Tässä opinnäytetyössä kehitettiin toisen asteen ammatillisen koulutuksen päälliköille tietotyöpöytämallia, joka kokoaisi ennakointitietoa tukemaan tiedolla johtamista, päätöksentekoa ja työkuorman hallintaa. Kehittämistyön lähtökohtana oli selvittää, millaista tietoa päälliköt tarvitsevat sekä kuinka tiedon saatavuutta voidaan parantaa.

Tutkimusongelmaksi muotoutui, millainen tietotyöpöytäratkaisu tukisi parhaiten ammatillisen koulutuksen päälliköiden johtamistyötä ennakointitiedon hyödyntämisen näkökulmasta. Teoreettinen viitekehys rakentuu tiedolla johtamisen, analytiikan ja strategisen ennakoinnin yhdistelmästä, jossa painottuvat tiedon hyödyntämisen prosessit, toimintaympäristön tulkinta sekä valmentava esihenkilötyö. Kehittämistyössä keskeiseksi nousi erityisesti tiedon saatavuus, ajantasaisuus, käytettävyys sekä tiedon pohjalta tapahtuvan johtamisen läpinäkyvyyden vahvistaminen.

Kehittämistyö eteni konstruktiivisen tutkimusotteen mukaisesti palvelumuotoilun menetelmiä hyödyntäen. Päälliköiden haastattelujen pohjalta muodostettiin asiakasprofiilit ja selvitettiin päälliköiden tärkeimmät tehtävät, ongelmat sekä tarpeet ennakointitiedon suhteen. Työpajassa tietotarpeet priorisoitiin ja ehdotettu tietosisältö testattiin lopuksi sähköisellä kyselyllä. Koska tutkimuksessa todettiin, että tietotyöpöytä ei yksinään voi sisältää kaikkea tarvittavaa tietoa, työpöydän tietosisältö jaettiin neljään käyttöympäristöön eli henkilökohtainen työpöytä (esim. budjetin trendit, henkilöstötiedot), linkkikooste (esim. lait, asetukset, Vipunen), organisaation BI-näkymä (esim. opiskelijamäärät, kyselytulokset) ja intranet (esim. prosessit, vuosikello).

Tutkimuksessa todettiin, että tiedolla johtaminen ammatillisessa koulutuksessa yhdistää taloudellisen, pedagogisen ja strategisen ohjauksen. Tietotyöpöytä edistää päällikön kykyä hahmottaa kokonaiskuvaa, ennakoida muutoksia ja johtaa vastuualuettaan tavoitteellisesti. Tutkimus osoittaa, että ennakointitiedon saatavuus vahvistaa päätöksenteon perusteltavuutta, yhteisymmärrystä organisaatiossa ja koulutusorganisaation strategisten tavoitteiden saavuttamista.