Ohjeistus taloushallinnon prosesseista palvelualan yritykselle

Abstract

Tämä toiminnallinen opinnäytetyö koostui toimeksiantona palvelualan yritykselle tehdystä ohjeistuksesta taloushallinnon prosesseista ja opinnäytetyöraportista. Ohjeistuksen tarkoituksena oli kuvata toimeksiantajayrityksen taloushallinnon pääprosessit, joiden avulla niin uudet kuin vanhatkin työntekijät pystyisivät ymmärtämään näiden merkitystä toimeksiantajayrityksen kokonaisuuden kannalta. Ohjeistuksen tarkoituksena oli myös toimia perehdyttämisen apuvälineenä uusille työntekijöille.

Opinnäytetyön raporttiosuudessa keskityttiin käsittelemään työn kannalta merkityksellistä taloushallinnon teoriaa. Teoriaosuudessa määriteltiin taloushallinnon käsitettä, ja käytiin läpi taloushallinnon tärkeimpiä osakokonaisuuksia. Teorian pääpaino oli taloushallinnon kolmessa eri prosessissa: ostoreskontrassa, myyntireskontrassa ja laskutuksessa. Teoriaosuuden lähestymistapaan vaikutti toimeksiantajayrityksen yritysmuoto, joten raporttiosuudessa käsiteltiin muun muassa lainsäädäntöä osakeyhtiön näkökulmasta.

Ohjeistuksessa dokumentoitiin toimeksiantajayrityksen pääprosessit, joiden merkitystä pyrittiin avaamaan koko yrityksen toiminnan kannalta. Ohjeistuksessa käsiteltiin myös pääpiirteittäin toimeksiantajayrityksen talousosastolla käytettävät ohjelmat.

Lopputuloksena syntyi hyödyllinen ja tiivistetty ohjeistus toimeksiantajayrityksen taloushallinnon prosesseista. Tarkoituksena ei ollut tehdä yksityiskohtaisia ohjeita eri toiminnoista, vaan kuvata taloushallinnon pääprosessit niin, että työntekijät ymmärtävät omien työtehtävien merkityksen laajemmin. Ohjeistus toimi myös hyvänä tukena uusien työntekijöiden perehdyttämisessä. Ohjeistus kertoi tarpeeksi kattavasti toimeksiantajayrityksen taloushallinnon toiminnasta ja siitä, miten taloushallinnon prosessit linkittyvät muiden osastojen toimintaan ja päinvastoin.

This practical thesis was carried out for a company operating in the services sector and it consists of instruction and guidance documentation of the business processes within the financial management function. The purpose of the project document was to illustrate the central financial management processes of the company which would benefit the existing staff as well as new employees to better understand the financial management function in the wider context of the company. The purpose of the document was also to serve as an induction tool to new staff.

This thesis concentrated on discussing the financial theory relevant to the practical project work carried out. The theoretical part illustrated the conceptual definition of financial management with emphasis on the essential parts of the function. In particular, the theoretical part focused on three main processes: accounts payable, accounts receivable and invoicing. The approach was defined by the way the company has been setup and there-fore the report also covered the legal aspects from the viewpoint of a limited company.

The guidance documentation explained the main processes of the company and sought to clarify their significance from the perspective of an overall company operation model. The guidance also consisted of overview of the software systems used for financial management by the company.

The end result was a useful guidance document of the financial management function of the company. The purpose was not to lay out detailed instructions of the different processes but rather to describe the core financial management processes so that the personnel can better understand the purpose of their responsibilities in the context of the wider operating model framework. The guidance documentation can also be used as support in the induction process. The document discussed comprehensively about the financial management function and how their processes are interlinked with other business functions of the company and vice versa.