Evaluation and Proposal for Scaling a Multifunction Internal Report

Abstract

Monissa globaaleissa organisaatioissa hyödylliset sisäiset raportit kaatuvat harvoin siihen, että sisältö menettäisi arvonsa. Useammin ongelma on taustaprosessissa, joka ei kykene skaalautumaan kasvaviin käyttäjämääriin, tietolähteisiin ja hallintovaatimuksiin. Tämä opinnäytetyö tarkastelee viikoittaista, monialaista raporttia. Ajan myötä prosessi on haurastunut: tietojen manuaalinen koonti, riippuvuus harvoista asiantuntijoista sekä käyttöoikeusratkaisut ovat moninkertaistaneet tiedostojen määrän. Kun prosessia laajennetaan toimintojen ja alueiden yli, nämä piirteet pidentävät läpimenoaikaa, lisäävät virheriskiä, vaikeuttavat käyttöönottoa ja heikentävät luottamusta.

Tavoitteena oli tutkia prosessin skaalautuvuutta sekä määrittää, miten prosessi tulisi uudistaa ja mitkä työkalut valita, jotta saadaan aikaan skaalautuva, hallittu ja luotettava viikoittainen raportointikyvykkyys. Tutkimus etenee vaiheittain. Nykytilan analyysi kartoittaa prosessin kipukohdat sekä ne ydinperiaatteet, jotka tulee säilyttää tulevissa versioissa. Nykytila-analyysistä edeten työ kokoaa tiiviin joukon alan parhaita käytäntöjä. Kun nämä käytännöt muunnettiin arviointikriteereiksi, jotka osoittivat Microsoft-ekosysteemin olevan toteuttamiskelpoisin polku.

Tuloksena on johdonmukainen ja toteuttamiskelpoinen ehdotus. Se sisältää ratkaisusuosituksen, joka mahdollistaa skaalautuvuuden säilyttäen samalla toimintavarmuuden; havaittuihin parhaisiin käytäntöihin perustuvan prosessikaavan; sekä vaiheistetun toimenpidesuunnitelman, jonka avulla raportin viikkorytmi säilyy käyttöönoton aikana. Suosituksia tukee riskianalyysi riskien ennakointia ja lieventämistä varten. Työ tuottaa parannuksia tarkasteltuun prosessiin sekä tutkimusperustaisen lähestymistavan, jota voidaan soveltaa laajasti samankaltaisiin prosesseihin.