Tiedon hyödyntämisen kehittäminen Kaupunkiliikenne Oy:ssä

Abstract

Organisaation tiedon hyödyntäminen on keskeinen osa organisaation toiminnan kehittämistä ja päätöksenteon tukemista. Tietoon perustuva johtaminen mahdollistaa toiminnan paremman ohjauksen, läpinäkyvyyden ja jatkuvan parantamisen. Käytännössä organisaatioissa tiedon hyödyntäminen ei aina ole systemaattista, vaan hajanaista, riippuvaista yksilöiden osaamisesta ja käytössä olevista toimintamalleista. Tästä lähtökohdasta tarkastellaan myös tämän opinnäytetyön aihetta.

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää kohdeorganisaation tiedon hyödyntämistä. Tarkoituksena oli kuvata organisaation tiedon hyödyntämisen nykyiset esteet ja kehittämistarpeet, sekä niiden perusteella tuottaa organisaatiolle tiedon hyödyntämisen kehittämisehdotus. Työ toteutettiin organisaatiolle, joka on tunnistanut tarpeen kehittää tiedon hyödyntämistä osana strategista ja operatiivista johtamistaan. Tutkimus liittyi osaksi kohdeorganisaation laajempaa tiedolla johtamisen kehittämishanketta, jonka puitteissa pyritään vahvistamaan organisaation tiedon hyödyntämisen kyvykkyyttä.

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys koostuu organisaation tiedon hyödyntämisen määritelmästä ja hyödyntämisen keskeisistä edellytyksistä; organisaation tietopääomasta, organisaation tiedon muodostumisesta ja tietoprosessista. Tiedon käsitteen sekä organisaation tietoprosessien tarkastelu kuvaavat, miten tieto muodostuu, liikkuu ja jalostuu organisaatiossa. Näiden käsitteiden avulla avataan, miten yksilöllinen tieto muuttuu organisaation yhteiseksi resurssiksi ja miten organisaation tiedon hyödyntämiseen tarvittava merkityksellinen tieto muodostuu.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena, jossa aineistonkeruumenetelminä käytettiin havainnointia ja teemahaastatteluja. Aineisto analysoitiin teoriaohjaavan sisällönanalyysin avulla. Analysoidun aineiston avulla muodostettiin kuva tiedon hyödyntämisen nykytilasta ja niistä tekijöistä, jotka estävät tai hidastavat tiedon hyödyntämistä organisaatiossa.

Analyysin tulosten perusteella tiedon hyödyntäminen on osin satunnaista ja vaihtelee eri yksiköiden välillä. Tiedon käyttöä rajoittavat erityisesti tiedon laatuun ja löydettävyyteen, vastuiden epäselvyyteen ja toimintamallien hajanaisuuteen liittyvät tekijät. Lisäksi tiedolla johtamisen käsitteen ymmärrys ja tiedon hyödyntämien käytännön soveltaminen ovat vielä epätasaisia organisaatiossa. Toisaalta organisaatiossa on havaittavissa vahvuuksia, kuten kasvava kiinnostus tiedon käyttöön sekä halu parantaa tiedonhallintaa.

Analyysin tuloksia käsiteltiin kehittämistyöpajassa, jossa tunnistettiin keskeiset kehittämiskohteet ja ideoitiin konkreettisia toimenpiteitä tiedon hyödyntämisen vahvistamiseksi. Työpajan pohjalta luotiin kehittämisehdotus, joka sisältää toimenpiteitä, jotka painottavat tiedonhallinnan rakenteiden ja vastuiden selkeyttämistä, osaamisen kehittämistä, tiedon jakamisen kulttuurin vahvistamista sekä tiedon hyödyntämistä tukevien prosessien yhtenäistämistä.

Työn tulokset tarjoavat organisaatiolle käytännönläheisen pohjan tiedon hyödyntämisen kehittämiselle. Kehittämisehdotus tukee tiedon parempaa saavutettavuutta ja käytettävyyttä päätöksenteossa sekä lisää toiminnan läpinäkyvyyttä ja oppimista organisaation eri tasoilla.