Securing organisational performance through systemic approach, Balanced Scorecard devise to examining facilities management

Abstract

Toimialasta, liiketoimintamallista tai sen koosta riippumatta pitkän aikavälin toimintakyvyn johtaminen kestävästi haastaa ihmisiä yrityksineen. Organisaatiot kohtaavat sokeutta ja epäjärjestystä sekä hukkaavat mahdollisuuksia muiden muassa liiketoimintojen tuotantotekijöiden ja -tulosten suunnittelussa, toimeenpanossa ja seurannassa. Aineettoman pääoman valtakauden edelleen voimistuessa suhdeverkostot, yhteistyökyky ja taitavat työntekijät tuottavat yhä parempia ratkaisuja asiakkaille mahdollistaen menestymisen. Aineettomuudesta johtuen edellytetään johtamisessa erityistä strategista lähestymistapaa, joka nivoo yhteen ja synkronoi aiemman talous-, taktisen ja operatiivisen johtamisen sekä organisaatioiden ydin- ja tukitoiminnot.

Vietämme päivittäin aikaa ja olemme vuorovaikutuksessa rakennetussa ympäristössä, jonka tukitoiminto muodostuu kiinteistö- ja toimitilajohtamisesta (facilities management, FM). Tämän verraten vähän tutkitun ja eri tavoin asemoituvan FM:n käytänteitä hyödynnettiin tässä opinnäytetyössä tapauksena tutkia ja soveltaa lähestymistapoja hallita mainittuja ympäristön kompleksisuuden osa-alueita kokonaisvaltaisesti. Tavoite johti edelleen laadullisen tutkimusotteen käyttöön. Empiirisessä osassa tutkimusta analyysiin ja tulkintaan integroitiin primääri kuudelta suomalaiselta FM-asiantuntijalta kerätty ja deduktiivisesti Balanced Scorecardin (BSC) kehykseen taitettu haastatteluaineisto.

Tutkimuksen loppupäätelmien perusteella sekä FM-palveluiden hankinta että tuottaminen ovat yhä enemmän pehmeitä: vaikka perinteisillä kovilla aiheilla, rutiininomaisella ja kustannus-/tehokkaalla teknisellä tilojen ylläpidolla on yhä merkityksensä ja paikkansa, on FM:n sisässä suuri määrä aineetonta pääomaa sekä sen eri ulottuvuuksia. BSC-sovellukset ja -kehittäminen voivat tuottaa FM organisaatioille lisäarvoa oman tarkoituksen ja asemoinnin tunnistamisessa, johon joustava johtamismalli voi edelleen varmuudella tukeutua. Jatkossa perustalle voidaan monin tavoin rakentaa tapaustutkimuksen laajuudessa ehdotettua johtamista ja toiminnanohjausta.

Managing business activities sustainably in the long-term challenges people and their undertakings regardless of industry, business model, or size. Organisations are facing blind spots, confusion, and lost opportunities in planning, delivering, and following the input and output of their endeavour. Increasingly, prosperity and wellbeing are dependent on capabilities and intangible assets: relationships, collaboration, and the people with their competence and determination in developing the value proposition to customers, the clients, are pivotal to securing success. For the intangibility, supplementing financials in control and command is no easy task, whilst measuring performance without a strategic direction in mind does leave room for improvement. Adjoining a strategy with tactics and operations is required. Core business and support services must be synchronised.

In built environment, in which we all interact daily, support services include real estate and facilities management (FM). In the thesis, this less studied, relatively novel, and diversely positioned FM practice was devised as a case to examining the possibilities of applying a coherent and holistic approach to overcoming some of the complexities. Given the need for in-depth analysis and interpretation, qualitative research method was applied with integration of primary data collection. Six Finnish FM professionals were interviewed against a deductive framework synthesised in thorough discussion on Balanced Scorecard (BSC).

Based on the findings of the research, both the procurement and delivery of FM services are increasingly soft: despite the traditional and prevailing but also required focus of delivering routine hard tasks and maintenance cost-/efficiently, FM services have a repertoire of in-built intangible value and dimensions. BSC development can yield value to the identification of an FM organisation’s purpose and position on which a flexible management structure or its branches can securely lean on. In the longer term, this steady foundation can possibly be of advantage in the many ways this case research to its scope and extent suggests.