Poikkeamista laadun vallankumoukseen

Abstract

Opinnäytetyön tarkoitus oli löytää syy-seuraus-suhteita poikkeamien heikolle raportointiaktiivisuudelle. Tavoitteena oli löytää keinot, joidenka avulla saataisiin rakennettua aktiivisen poikkeamaraportoinnin kulttuuri. Tutkimusosiossa tarkasteltiin henkilöstön nykyisiä ajatuksia niin poikkeamista yleisesti kuin itse poikkeamaraportoinnista. Tutkimuskysymykseksi oli muotoutunut työhön, miksi toimeksiantajaorganisaatiossa poikkeamaraportointi ei ole systemaattista ja mitä tulisi muuttaa, jotta poikkeamaraportointi olisi systemaattista ja osa organisaationkulttuuria. Tutkimukselle oli määritelty opinnäytetyön tekijän ajatuksiin pohjautuva hypoteesi: Organisaation kokoon nähden vähäinen poikkeamien ilmoitusmäärä johtuu poikkeamien negatiivisesta mielikuvasta ja termi poikkeama on väärinymmärretty. Olennaisena tietoperustana opinnäytetyössä käytettiin ISO-9001 standardia ja laatujohtamista, perehtyen erityisesti poikkeaman viitekehykseen.

Määrällisenä ja selittävänä tutkimuksena toteutetun opinnäytetyön tutkimusaineisto kerättiin verkkokyselyllä. Kohderyhmänä kyselyssä oli organisaation koko henkilöstö. Saatu aineisto analysoitiin hyödyntäen kvantitatiivisia menetelmiä kuten ristiintaulukointia ja korrelaatioanalyyseja. Kyselyn avoimet vastaukset sisältöanalysoitiin luokittelun avulla eli hyödynnettiin kvalitatiivisista menetelmää.

Opinnäytetyön tuloksissa havaittiin, että heikko raportointiaktiivisuus poikkeamissa johtuu niin puutteellisesta tietotaidoista kuin aiheen negatiivisesta mielikuvasta. Aineistosta oli selkeästi havaittavissa, että kaikenlaista viestintää poikkeamiin liittyen tulisi lisätä toimeksiantajaorganisaatiossa. Tekemällä aiheesta arkisemman, tulee poikkeamien raportoinnistakin tutumpi. Tämän lisäksi poikkeamaprosessin uudistaminen tuo mahdollisuuden uudelleen brändätä ja lanseerata aihe henkilöstölle. Lopuksi opinnäytetyössä on todettu, että organisaatiokulttuuriin asti suunnattu muutos ei tapahdu hetkessä.

The purpose of the thesis was to find cause and effect relationships for the low reporting activity of deviations. The goal was to find ways to build an active deviation reporting culture. The research section examined the current views of personnel on deviations in general and on deviation reporting itself. The research question that emerged was why deviation reporting is not systematic in the organization and what should be changed to make deviation reporting systematic and part of the organizational culture. A hypothesis based on the author's ideas was defined for the research: The low number of deviations reports relative to the size of the organization is due to the negative image of deviations and a misunderstanding of the term "deviation." The ISO 9001 standard and quality management were used as the essential knowledge base for the thesis, with a particular focus on the reference framework for deviations.

The research data for this quantitative and explanatory thesis was collected using an online survey. The target group for the survey was the entire staff of the organization. The data obtained was analysed using quantitative methods such as cross-tabulation and correlation analyses. The open-ended responses to the survey were analysed using content analysis. Therefore, qualitative methods were also utilized.

The results of the thesis showed that low reporting activity in deviations is due to both insufficient knowledge and negative perceptions of the subject. The material clearly showed that all types of communication related to deviations should be increased in the organization. By making the topic more common, reporting deviations will also become more familiar. In addition, reforming the deviation process provides an opportunity to rebrand and relaunch the topic to the staff. Finally, the thesis concluded that change aimed at organizational culture does not happen overnight.