Ohjelmistorobotiikkaprojekti : osto-osaston työhyvinvoinnin ja tehokkuuden edistämiseksi

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, miten työnkulkujen automatisointi voitaisiin käytännössä toteuttaa kohdeyrityksen kaltaisessa suuryrityksessä. Tarkoituksena oli kehittää kohdeyritykselle käytännön automaatioratkaisu, joka toteuttaisi määrittelemätöntä osto-osaston manuaalista sekä toistuvanlaatuista työn kulkua. Työnkulkujen hallinta oli aiemmin täysin manuaalista ja perustui SAP transaktioiden ohjeistettuun toteuttamiseen ja tiedonsiirtoihin eri järjestelmien välillä, mikä kuormitti henkilöstöä ja hidasti optimaalista osaston tehokkuutta.

Automaatioprojekti toteutettiin osana kohdeyrityksen osto-osaston toimintasuunnitelmaa. Projekti dokumentoitiin projektinhallinnan käytäntöjen mukaisesti, ja sen osana laadittiin muun muassa prosessin määrittelydokumentti. Työnkulkujen arvioinnin perusteella automatisoitavaksi työnkuluksi valittiin materiaalirekisterien avaaminen, koska se oli sekä teknisesti toteutuskelpoinen että liiketoiminnallisesti vaikuttava vaihtoehto. Ratkaisun toteutus perustui robotiikan prosessiautomaation (RPA) hyödyntämiseen. Projekti sisälsi suunnitteluvaiheen, toteutusvaiheen sekä käytännön testauksen.

The objective of this thesis was to develop an automation solution for the case company to execute the purchasing department’s manual and repetitive workflows. Previously the management of these workflows was entirely based on manually performed SAP transactions and data transfers between different systems, which placed a burden on personnel and slowed down the purchasing department’s overall efficiency. The goal was to establish an automated workflow that improves well-being, reduces routine work and improves the purchasing department’s performance.

The automation project was carried out as part of the case company’s purchasing department’s operational plan, supported by project management tools and the preparation of a process definition document. Based on workflow evaluation, the opening of packaging material registers was selected for automation, as it was both technically feasible and impactful businesswise.

The design and implementation of the solution were based on the utilization of Robotic Process Automation (RPA). The project included the planning phase, implementation phase, and practical testing.