Xibo-info-TV-järjestelmän päivitys ja käytön laajentaminen

Abstract

Opinnäytetyö tehtiin Koulutuskuntayhtymä Brahelle Joki ICT Oy:n toimeksiannosta. Tutkimuskysymys oli, kuinka voidaan helpottaa info-TV-järjestelmän käytön haasteita, jotta järjestelmä pysyisi käytössä uudelleenkäyttöönoton jälkeen. Tämän ratkaisemiseksi ajatuksena oli päivittää Xibo-info-TV-järjestelmä ja parantaa sen käytettävyyttä luomalla käyttöohjeet ja toimintamallit vastaamaan asiakasorganisaation tarpeita.

Teoreettisen viitekehyksen keskeisinä käsitteinä oli Technology acceptance model ja käytettävyys. Kehittämistarpeita selvittäessä otettiin huomioon teoriapohjan lisäksi myös käyttäjien palautteet ja omat kokemukset IT-tuen näkökulmasta.

Järjestelmän teknistä parannusta tehtiin migroimalla Xibo CMS -palvelin palveluntarjoajan alustalle. Xibo CMS päivitettiin uusimpaan versioon ja infonäytöt käytiin läpi. Toimintamallia kehitettiin määrittelemällä hyvän infonäytön ominaisuudet ja hallinnointiperiaatteet. Järjestelmän käytön ja ylläpidon vastuut määriteltiin rooleille. Sisällön luontiin ja ylläpitoon luotiin linjauksia ja ohjeistuksia.

Opinnäytetyön osana luotiin myös järjestelmän käyttöohje. Ohjeessa ensimmäisenä on pikaohjeet, joilla käyttäjä pääsee nopeasti alkuun perustoiminnoissa. Toisena on tekniset ohjeistukset järjestelmän ja soittimien asennukseen sekä ylläpitoon. Viimeisenä osana on esittelyt Xibo-hallintasivuston sivuista. Käyttöohjeen pohjalta voidaan pitää koulutuksia, ja se toimii käyttäjien tukena jatkossakin. Opinnäytetyö loi tekniset valmiudet ja valmiiksi suunnitellut käytännöt, joilla Koulutuskeskus Brahe voi laajentaa info-TV-järjestelmän käytön koko organisaation laajuudelle. Käyttöohjetta on mahdollista hyödyntää myös muille Joki ICT Oy:n asiakkaille.

The thesis was made for Brahe Education Centre, commissioned by Joki ICT Oy. The research question was how to ease challenges of using the info-TV system, in order for the system to stay in use after reimplementation. To address this, idea was to update the Xibo info-TV system and improve its usability by creating a user manual and operating models to correspond with the needs of commissioning organization.

Technology Acceptance Model and usability were used as essential theoretical framework. Besides theoretical research, user feedback and our own experience from IT-support viewpoint was used while mapping the development needs.

Technical improvements for the system included migrating Xibo CMS server to service provider’s platform. Xibo CMS was updated to the newest version and info screens were reviewed. The operating models were developed by defining the characteristics of a good info screen and management principles. Roles for responsibilities of system usage and upkeep were assigned. Guidelines and instructions were made for content creation and management.

As part of the thesis, a user manual was also created. In the manual the first chapter contains a quick guide, that helps users to get started with the main functions. The second one has instructions for installing and upkeeping the system and players. The last chapter is about introducing Xibo management websites. The manual can be used as a basis for training, and it supports users in future. The thesis has created technical readiness and defined best practices, with which Brahe Education Centre can expand their info-TV system usage to the whole organization. The user manual can be utilized for other customers of Joki ICT Oy.