Hoitotyön johdon toimistosihteerin opas perehdytyksen tueksi
Seppänen, Senni (2025)
2025
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025121134901
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025121134901
Tiivistelmä
Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena oli laatia Hoitotyön johdon toimistosihteerin opas perehdytyksen tueksi HUSin Vatsakeskukseen. Työ tehtiin ilman erillistä toimeksiantoa, ja tarve oppaalle havaittiin, kun toimistosihteerin työtehtäviin ei ollut koostettuna ohjemateriaalia tai ne olivat hajanaisia. Perehdytyksen opas rajattiin koskemaan Vatsakeskuksen hoitotyön johdon toimistosihteerin työnkuvaa.
Tietoperustassa kerrotaan HUS Helsingin yliopistollisesta sairaalasta, HUSin Vatsakeskuksesta sekä toimistosihteerin tehtävistä HUSilla yleisellä tasolla. Lisäksi tietoperustassa tarkastellaan perehdyttämistä, perehdytyksen suunnittelua ja johtamisen vaikutusta perehdyttämiseen. Tietoperustassa lähteinä käytettiin HUSin omia ulkoisia- ja sisäisiä materiaaleja, kirjallisuutta, verkkomateriaalia sekä toimistosihteerin työstä saatuja kokemuksia ja havaintoja perehdytyksestä.
Tuotoksessa eli produktissa kuvataan oppaan kehittämistyön kulkua, prosessia ja aikataulua. Kehittämismenetelmänä käytettiin havainnointia sekä itsedokumentointia, jolloin oppaan sisältöä muokattiin vaiheittain palautteen ja omien havaintojen perusteella. Produktissa kuvataan oppaan sisältöä luku kerrallaan huomioiden HUSin tietosuojaohjeet.
Produktin tuotoksen syntynyt opas sisältää toimistosihteerin työnkuvaan liittyvät keskeiset ohjeet ja käytännöt, hankintojen ja tilausten tekemisen ohjeet, koulutusten järjestämisen, laskutuksen, palvelussuhdeasiat sekä merkkipäiviin liittyvät ohjeet. Lisäksi oppaassa kuvataan viranhaltijapäätösten valmistelu vaihe vaiheelta sekä muita hyödyllisiä vinkkejä tukemaan toimistosihteerin työskentelyä HUSilla. Oppaassa on hyödynnetty kuvakaappauksia ja konkreettisia esimerkkejä, jotka tukevat, sekä perehdytettävää, että perehdyttäjää. Opas luotiin sähköiseen muotoon mahdollistaen sen jatkuvan päivityksen. Työ aloitettiin tammikuussa 2025 ja valmistui marraskuun lopulla 2025.
Johtopäätöksenä todettiin oppaan tukevan toimistosihteerin perehdytysprosessia edistäen työhyvinvointia ja hiljaisen tiedon jakamista. Oppaan perustana pidettiin oman osaamisen kehittämistä sekä tulevaisuudessa käytettävän ohjemateriaalin luomista perehdytyksen tueksi. Opasta voidaan hyödyntää jatkossa uusien työntekijöiden perehdytyksessä sekä toimistosihteerin oman työn tukena.
Tietoperustassa kerrotaan HUS Helsingin yliopistollisesta sairaalasta, HUSin Vatsakeskuksesta sekä toimistosihteerin tehtävistä HUSilla yleisellä tasolla. Lisäksi tietoperustassa tarkastellaan perehdyttämistä, perehdytyksen suunnittelua ja johtamisen vaikutusta perehdyttämiseen. Tietoperustassa lähteinä käytettiin HUSin omia ulkoisia- ja sisäisiä materiaaleja, kirjallisuutta, verkkomateriaalia sekä toimistosihteerin työstä saatuja kokemuksia ja havaintoja perehdytyksestä.
Tuotoksessa eli produktissa kuvataan oppaan kehittämistyön kulkua, prosessia ja aikataulua. Kehittämismenetelmänä käytettiin havainnointia sekä itsedokumentointia, jolloin oppaan sisältöä muokattiin vaiheittain palautteen ja omien havaintojen perusteella. Produktissa kuvataan oppaan sisältöä luku kerrallaan huomioiden HUSin tietosuojaohjeet.
Produktin tuotoksen syntynyt opas sisältää toimistosihteerin työnkuvaan liittyvät keskeiset ohjeet ja käytännöt, hankintojen ja tilausten tekemisen ohjeet, koulutusten järjestämisen, laskutuksen, palvelussuhdeasiat sekä merkkipäiviin liittyvät ohjeet. Lisäksi oppaassa kuvataan viranhaltijapäätösten valmistelu vaihe vaiheelta sekä muita hyödyllisiä vinkkejä tukemaan toimistosihteerin työskentelyä HUSilla. Oppaassa on hyödynnetty kuvakaappauksia ja konkreettisia esimerkkejä, jotka tukevat, sekä perehdytettävää, että perehdyttäjää. Opas luotiin sähköiseen muotoon mahdollistaen sen jatkuvan päivityksen. Työ aloitettiin tammikuussa 2025 ja valmistui marraskuun lopulla 2025.
Johtopäätöksenä todettiin oppaan tukevan toimistosihteerin perehdytysprosessia edistäen työhyvinvointia ja hiljaisen tiedon jakamista. Oppaan perustana pidettiin oman osaamisen kehittämistä sekä tulevaisuudessa käytettävän ohjemateriaalin luomista perehdytyksen tueksi. Opasta voidaan hyödyntää jatkossa uusien työntekijöiden perehdytyksessä sekä toimistosihteerin oman työn tukena.