Dokumentinhallinnan kehittäminen : case Vantti
Puolakka, Satu (2015)
Metropolia Ammattikorkeakoulu
2015
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201505056184
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201505056184
Tiivistelmä
Opinnäytetyön kohdeorganisaatio oli Vantaan Tilapalvelut Vantti Oy. Kehittämishankkeessa haluttiin ratkaista organisaation dokumentinhallinnan käytäntöihin liittyviä ongelmia.
Tutkimuskysymyksenä oli, miten yrityksen dokumentinhallintaa voidaan kehittää SharePoint-järjestelmän avulla. Tavoitteena oli laatia kehittämissuunnitelma, saada vastaus tutkimuskysymykseen sekä luoda yrityksen käyttöön dokumentinhallintaprosessi.
Tutkimusmetodina käytettiin toimintatutkimusta. Tiedonkeruumenetelminä olivat kirjallisuustutkimus, kysely, haastattelu ja havainnointi. Teoreettisena viitekehyksenä käytettiin tiedonhallinnan timanttimallia. Mallin avulla varmistuttiin siitä, että kehittämistyössä huomioitiin kaikki oleelliset osa-alueet. Tutkimuksen toteutusosana oli SharePoint pilottihanke.
Tutkimusaineiston ja pilottihankkeen avulla saavutettiin opinnäytetyön tavoitteet. Hankkeessa luotiin uusi toimintatapa organisaation käyttöön, mutta sitä ei vielä käyttöönotettu. Sen sijaan tuloksena saatiin tärkeää tietoa dokumentinhallinnan kehittämiseksi sekä järjestelmän varsinaista käyttöönottoa varten.
Jatkotoimenpiteinä tulee selvittää kokonaisuus, mihin SharePointia voidaan dokumentinhallinnan lisäksi hyödyntää. Jatkossa on lisäksi tärkeää selvittää organisaation muutosvalmius ja panostaa uuden toimintatavan läpiviemiseen.
Tutkimuskysymyksenä oli, miten yrityksen dokumentinhallintaa voidaan kehittää SharePoint-järjestelmän avulla. Tavoitteena oli laatia kehittämissuunnitelma, saada vastaus tutkimuskysymykseen sekä luoda yrityksen käyttöön dokumentinhallintaprosessi.
Tutkimusmetodina käytettiin toimintatutkimusta. Tiedonkeruumenetelminä olivat kirjallisuustutkimus, kysely, haastattelu ja havainnointi. Teoreettisena viitekehyksenä käytettiin tiedonhallinnan timanttimallia. Mallin avulla varmistuttiin siitä, että kehittämistyössä huomioitiin kaikki oleelliset osa-alueet. Tutkimuksen toteutusosana oli SharePoint pilottihanke.
Tutkimusaineiston ja pilottihankkeen avulla saavutettiin opinnäytetyön tavoitteet. Hankkeessa luotiin uusi toimintatapa organisaation käyttöön, mutta sitä ei vielä käyttöönotettu. Sen sijaan tuloksena saatiin tärkeää tietoa dokumentinhallinnan kehittämiseksi sekä järjestelmän varsinaista käyttöönottoa varten.
Jatkotoimenpiteinä tulee selvittää kokonaisuus, mihin SharePointia voidaan dokumentinhallinnan lisäksi hyödyntää. Jatkossa on lisäksi tärkeää selvittää organisaation muutosvalmius ja panostaa uuden toimintatavan läpiviemiseen.