Vuosikellon rakentaminen pienelle tilitoimistolle : toiminnallinen opinnäytetyö

Abstract

Tämä opinnäytetyö on toiminnallinen opinnäytetyö, jossa luotiin vuosikello pienelle tilitoimistolle, jossa ei aiemmin ollut ollenkaan vuosikelloa käytössä. Opinnäytetyön tarkoituksena oli helpottaa kirjanpitäjän ja johdon arkea. Tavoitteena puolestaan oli tehostaa ja selkeyttää kirjanpitäjien kalenterivuoden aikana olevia tehtäviä ja jaksottaa ne tasaisesti ympäri vuoden. Opinnäytetyötä ohjasivat tutkimuskysymykset, jotka olivat 1) Mitä prosesseja ja tehtäviä kirjanpitäjän arkeen liittyy, ja 2) Miten prosessit ja tehtävät on tehokkainta järjestää vuoden ajalle. Opinnäytetyötä ohjasi myös teoreettinen tausta, jossa tarkasteltiin taloushallintoalan kehitystä, ajanhallintaa sekä kirjanpidon tarkoitusta ja tehtäviä.

Opinnäytetyön tuotoksena syntyi vuosikello, joka rakennettiin Exceliin ja siitä tehtiin kaksiosainen. Ensimmäiseen osaan koottiin tehtävät vuositasolla, joita tehdään kerran tai useamman kerran vuodessa. Toiseen osaan koottiin yksittäisen kuukauden sisällä olevia toistuvia tehtäviä. Nämä tehtävät jaksotettiin tasaisesti kuukauden sisään, jotta yksittäisen kuukauden aikana työtä olisi myös mahdollisimman tasaisesti. Vuosikello värikoodattiin kertomaan eri työtehtävien kuormittavuudesta, jotta pystytään helposti seuraamaan, onko työ jakautunut tasaisesti ympäri vuoden vai onko joinakin aikoina kiireisempää. Värit auttavat suunnittelussa myös tulevaisuudessa, kun mahdollisia uusia tehtäviä lisätään vuosikelloon, ja yhdellä silmäyksellä hahmottaa milloin ei ole vielä kiirettä.

Opinnäytetyön aikana selvisi, mitkä työtehtävät kuormittavat ja milloin niitä on eniten. Tulevaisuudessa vuosikelloa voidaan laajentaa myös yrityksen muihin tehtäviin kuten myyntiin ja markkinointiin. Valmis vuosikello ei tule sellaisenaan käyttöön kohdeyritykseen, vaan vuosikellon tehtävistä tehdään omat tehtävät yrityksen toiminnanohjausjärjestelmään. Vuosikello ei ole vielä otettu käyttöön yrityksessä, mutta sitä mahdollisesti hyödynnetään jo ensi vuonna.

This thesis is a practice-based thesis in which an annual clock was created for a small accounting company. The purpose of the thesis was to make accountants' tasks more efficient and to distribute the tasks evenly throughout the year. The thesis was guided by its theoretical background which focused on the develop-ment of financial management, time management and the purpose and tasks of accounting.

As a result of the thesis, a two-part annual clock was created. Annual tasks in the first part include tasks done once or more a year. The second part includes tasks that are done during a month. The annual clock is color-coded to indicate the workload of different tasks.

During the thesis process it was discovered which tasks take the most time and effort, and when they occur the most. In the future, the annual clock can also be expanded to other tasks in the company, such as sales and marketing. The fin-ished annual clock will not be used as such in the company, but the tasks in it will be divided into separate tasks in the company's ERP system.