Uuden potilastietojärjestelmän käyttöönottoprosessin tukeminen käsikirjan avulla

Abstract

Potilastietojärjestelmät ovat keskeinen osa sosiaali- ja terveydenhuollon arkea. Pirkanmaan hyvinvointialueella on käynnissä uuden OMNI360-potilastietojärjestelmän vaiheittainen käyttöönotto, joka korvaa aiemmin käytös-sä olleen Uranus-järjestelmän. Muutos koskettaa erityisesti osastonsihteereitä, joiden työssä potilastietojärjestelmä on keskeinen päivittäinen työväline. Järjes-telmämuutoksen myötä syntyi tarve selkeälle ja käytännönläheiselle ohjeistuk-selle, joka tukee osastonsihteerien työtä sekä käyttöönoton aikana että järjestelmän vakiintuessa.

Opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä ja sen tavoitteena oli laatia osastonsihteereille suunnattu käsikirja OMNI360-potilastietojärjestelmän käyttöön erikoissairaanhoidossa. Työ rajattiin koskemaan rajattua joukkoa samankaltaisessa toimintaympäristössä työskenteleviä osastonsihteereitä. Käsikirja kohdennettiin sihteerityön kannalta keskeisiin toimintoihin.

Työn teoreettinen viitekehys rakentui osastonsihteerin työnkuvan, perehdytyksen merkityksen sekä potilastietojärjestelmämuutosten ympärille. Aineisto kerättiin osastonsihteereille suunnatulla kyselyllä, joka sisälsi monivalinta- ja avoimia kysymyksiä. Kyselyn avulla kartoitettiin potilastietojärjestelmän käyttöä, nykyisen käsikirjan hyödyntämistä sekä uuden käsikirjan sisältöön liittyviä tarpeita.

Tulokset osoittivat, että käsikirjan olemassaoloa pidetään erittäin tärkeänä, vaikka sen käyttö vaihteleekin. Erityisesti korostuvat tarve selkeille perusohjeille, tiedon nopealle löydettävyydelle kiiretilanteissa sekä käsikirjan ajantasaisuudelle. Näiden tulosten pohjalta käsikirja rakennettiin selkeäksi, loogisesti eteneväksi ja helposti päivitettäväksi kokonaisuudeksi.

Patient information systems play a central role in everyday work within healthcare. In the Wellbeing Services county of Pirkanmaa a new patient information system, OMNI360, is being introduced in phases to replace the previously used Uranus system. This system change particularly impacts secretaries for whom patient information systems are a key daily working tool. The transition has created a need for clear and practical instructions that support secretaries.

This thesis was completed as a functional thesis aimed at developing a handbook for secretaries to support the use of the OMNI360 patient information system in specialized healthcare. The work was limited to a selected group of secretaries working in a similar operational environment. The handbook focused on functions that were essential to administrative work and did not include tasks intended for other professional groups.

The theoretical framework focused on the role of secretaries, onboarding, and information system changes in health care. Data were collected through a questionnaire including multiple-choice and open-ended questions to examine system use and expectations regarding the handbook.

The results highlighted the importance of clear, up-to-date instructions and quick access to information. Due to system development, training environment limitations, and data protection requirements, the handbook serves as a foundation for further development. The thesis supports orientation, work continuity, and consistent administrative practices during system change.