Toimittajavalintaa edeltävä vaatimustenmukaisuuden toimintamalli

Abstract

Tämän insinöörityön tavoitteena oli kehittää verkkokauppayritykselle toimintamalli, jonka avulla tuotteiden vaatimustenmukaisuus voidaan varmistaa jo ennen toimittajavalintaa EU:n lainsäädännön näkökulmasta. Työ rajattiin hankintaprosessin alkuvaiheeseen ja keskittyi erityisesti EU:n metsäkatoasetuksen (EUDR) sekä EU:n akkuasetuksen vaatimuksiin jakelijan ja tarvittaessa maahantuojan roolissa. Lähtökohtaisena haasteena oli, että vaatimustenmukaisuuteen liittyvät selvitykset tehdään usein vasta hankintapäätöksen jälkeen, mikä lisää korjaustyötä, kustannuksia ja riskejä.

Työ aloitettiin selvittämällä metsäkatoasetuksen ja akkuasetuksen keskeiset velvoitteet sekä niiden vaikutus hankintaprosessiin. Tämän jälkeen kartoitettiin toimittajavalinnan nykytila. Työ toteutettiin laadullisena kehittämistyönä, ja aineisto koostui hankintaa ohjaavista dokumenteista, asiantuntijahaastatteluista sekä toimittajille suunnatusta kyselytutkimuksesta, jolla kartoitettiin toimittajien EUDR-valmiuksia ja due diligence -vakuutuksiin liittyviä käytäntöjä.

Nykytilan analyysin perusteella tunnistettiin keskeiset kehityskohteet hankinnan alkuvaiheessa. Näiden havaintojen pohjalta laadittiin toimintamalli, joka lisää hankintaan selkeät tarkastuskohdat, kuten tuoteryhmien ja yritysroolin tunnistamisen, toimittajalta kerättävien tietojen määrittelyn sekä jatkuvan tarkastusprosessin. Toimintamalli tukee ennakoivaa riskienhallintaa, parantaa toimitusketjun jäljitettävyyttä ja vähentää vaatimustenvastaisuuden riskiä ennen tuotteiden tuontia markkinoille.

The objective of this bachelor’s thesis was to develop an operational model for an e-commerce company to ensure product compliance prior to supplier selection from the perspective of EU legislation. The study focused on the early stages of the procurement process and particularly on the requirements of the EU Deforestation Regulation (EUDR) and the EU Battery Regulation, considering the company’s role as a distributor and its responsibilities as an importer where applicable. A key challenge identified was that compliance assessments are often carried out only after procurement decisions, increasing corrective work, costs, and risks.

This study is based on examining existing knowledge on the key obligations of the EU Deforestation Regulation and the EU Battery Regulation and their impact on procurement. This was followed by an analysis of the current state of supplier selection practices in the case company. The research was conducted as a qualitative development study, using procurement-related internal documents, expert interviews, and a supplier survey to assess suppliers’ EUDR readiness and due diligence practices.

Based on the current state analysis, key development areas in the early phase of procurement were identified. On this basis, an operational model was developed that introduces clear control points into the procurement process, including identifying product categories and company roles, defining the information to be collected from suppliers, and establishing a continuous review process. The model supports proactive risk management, improves supply chain traceability, and reduces the risk of non-compliance before products are placed on the market.