Rahtilaskutuksen monet haasteet : miten toimeksiantajan rahtilaskutusprosessia voidaan kehittää

Abstract

Teknologian kehitys ja käyttöönotto on nykypäivänä nopeaa ja laajaa. Se on aina muuttanut talouden ja yhteiskunnan rakenteita. Tällä hetkellä puhutaankin paljon tekoälystä ja robotiikasta, jotka muuttavat työntekoa ja lisäävät työn automatisointia. Kaikilla aloilla kehitys ei kuitenkaan käy yhtä helposti. Tämä opinnäytetyö käsittelee rahtilaskutusprosessia. Tässä opinnäytetyössä aiheena oli kuljetusalalla toimivan yrityksen rahtilaskutusprosessi, jossa laskutusaineisto käsitellään edelleen pääsääntöisesti paperisena. Prosessi sisältää paljon manuaalisia työvaiheita, jotka lisääväät inhimillisten virheiden riskiä, mutta myös hidastavat yrityksen kassavirtaa. Opinnäytetyön taustalla oli toimeksiantajan toive kehittää rahtilaskutusprosessia, jotta myyntilaskut liikkuisivat nopeammin ja turha manuaalinen työ saataisiin vähemmäksi. Työn tavoitteena olikin löytää kehitysehdotuksia prosessin tehostamiseksi. Tarkoituksena oli selvittää laskutusprosessin nykytilanne ja ymmärtää siihen liittyviä ongelmia. Opinnäytetyön tietoperustassa käsiteltiin kuljetusalan ja sen digitalisaation lisäksi taloushallintoa sekä prosesseja, erityisesti myyntilaskutukseen liittyen. Lisäksi tietoperustassa käytiin läpi prosessien kehittämistä. Lähestymistapana tässä työssä oli tapaustutkimus, sillä tutkittavasta prosessista haluttiin saada syvällinen kuva ja tietoa etsittiin todellisessa toimintaympäristössä. Tämä lähestymistapa tuki myös tutkimuksen tavoitetta eli kehittämisideoiden luomista. Kohderyhmänä oli toimeksiantajan rahtilaskuttajat. Tiedonkeruumenetelminä käytettiin haastatteluita, havainnointia sekä ideointityöpajoja. Suurimmat havaitut haasteet liittyivät rahtikirjoihin, tiedonkulkuun sekä toimintatapoihin, työnjakoon ja vastuisiin. Kerätyn aineiston avulla saatiin luotua laskutusprosessin nykytilan kuvaus sekä uusi prosessikaavio ja siinä olevat kriittiset pisteet, joissa haasteet syntyvät tai ilmenevät. Kehittämisehdotuksina esitettiin prosessin kulkua selkeyttävien toimintamallien luomista, työtehtävien ja vastuiden kuvausta sekä ohjeistuksen luomista asiakkaille, kuljettajille ja henkilöstölle. Näiden edotusten tavoitteena on, että laskutusprosessi olisi kokonaisuudessaan selkeä kaikille ja kaikki laskutuksen sidosryhmät tietäisivät, miten toimia prosessin onnistumisen kannalta oikein.