Ekstranetin käyttöönotto : kunnan ekstranet yksityisille palveluntuottajille

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli ekstranetin suunnittelu ja käyttöönotto kunnan yksityisille palveluntuottajille. Työn tavoitteena oli järjestelmän ja sisällön suunnittelu sekä kehittämisprojektin toteuttaminen. Käyttöönoton jälkeen tavoitteena oli arvioida järjestelmää sekä kerätä käyttäjien kokemuksia, joiden perusteella järjestelmää on mahdollisuus kehittää tai tehdä siihen muita tarvittavia parannuksia.

Työ oli kehittämishanke, ja siinä käytettiin menetelmänä konstruktiivista tutkimusta. Konstruktiivinen tutkimus on menetelmänä hyvä silloin, kun kyseessä on kehitettävä kohde, jolle on tarkoitus löytää toimiva ratkaisu. Järjestelmälle oli olemassa valmis Sharepoint-pohja, kumppanityötila, mutta sisältö ja sivun ulkoasu tuli luoda alusta asti.

Kunnan valmis Sharepointin kumppanityötila osoittautui hyväksi web-pohjaksi, joka oli valmiina käyttöön. Lisäksi järjestelmälle on käytössä samat tukipalvelut kuin kunnalla ja pääkäyttäjän tuki. Pääkäyttäjän kanssa on mahdollisuus pohtia tarvittavia parannusehdotuksia sekä ratkaista käytön ongelmia.

Projektin tuloksena saatiin käyttöön kattavat yksityisen varhaiskasvatuksen ekstranetsivut, jotka ovat käytössä kunnan yksityisillä palveluntuottajilla. Projekti onnistui hyvin, ja sen tuloksena saadut sivut oli tarkoitettu alun alkaen käyttöön vain yksityisille palveluntuottajille, mutta sisältö todettiin niin hyväksi ja selkeäksi, että käyttömahdollisuus laajennettiin myös kunnan omille yksiköille ja yksittäisille työntekijöille.

Tulevaisuudessa sivuston käytettävyyttä ja mahdollisia lisätoimintoja on tarkoitus tarkastella aika ajoin ja kehittää niitä tarpeen mukaan. Tämänhetkiset kehittämiskohteet koskivat lähinnä käyttäjätunnusten hakemista ja tiedostojen käytön helpottamista.

The target of this thesis was the design, development and deployment of a new SharePoint-based extranet system. This system was targeted to the private service providers of the municipality. The task included the design of the system and developing content together with carrying out the project to its completion. After the deployment of the system an evaluation study was performed. This included collecting end-user assessments of the functionality and usability of the new system. A list of proposed improvements for the eventual new releases was also composed.

The system to be developed constituted a new improvement project. The constructive method was used throughout the project. This method is often preferred when the aim of the study is to find a new working solution for an issue. The starting point for the new system was a predefined SharePoint template, a shared workspace, whereas the content and outlook for the system were to be designed and created from scratch.

The existing SharePoint template of the municipality proved to be a good basis for the system web template. One advantage was that the technical support and system administrator services of the municipality were also available for the new system. This meant that the problems encountered and suggested improvements could be solved and explored together with the municipality system administrator.

The outcome of the project was the introduction of a new comprehensive extranet website targeted to private sector early childhood education service providers of the municipality. The project was a success and as the new extranet content and usability proved to be so useful and clear, it was agreed that the system will also be introduced for the use of other units of the municipality and individual employees.

The usability and eventual enhanced functionality will be explored from time to time and new releases will be developed as needed. The current development areas of the system are mainly in facilitating the access (gaining user credentials for the system) and simplifying the use of files in the new extranet system.