Hankintojen kustannustehokkuuden kasvattaminen Tornion kaupungissa - Investointihankkeiden ennakoiva kilpailuttaminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia kohdeorganisaation hankintojen kustannustehokkuuden kasvattamiseen vaikuttavia keinoja erityisesti investointihankkeiden näkökulmasta. Työn tavoitteena oli selvittää, voidaanko kilpailutusten aikaistamisella saavuttaa kustannustehokkuutta sekä tunnistaa muita kustannustehokkuutta tukevia toimintamalleja hankinnoissa.

Tutkimusmetodina käytettiin toimintatutkimusta, jossa menetelminä käytettiin hankintadatan analyysiä, organisaation sisäistä kyselyä sekä työarjessa toteutettua havainnointia. Teoreettinen viitekehys pohjautui hankintalainsäädäntöön, markkinavuoropuhelun käytäntöihin sekä tutkimustietoon kilpailun vaikutuksista kustannustehokkuuteen.

Kehittämistyön käytännön toteutus sisälsi investointihankkeen pilotointikilpailutuksen. Tämän kilpailutuksen tulokset osoittivat, että kilpailutusajankohdalla ja huolellisella valmistelulla voidaan lisätä sekä tarjousten määrää että kustannustehokkuutta.

Vaikkei pilottihankkeen tuloksista voida vetää pitkälle meneviä johtopäätöksiä, saatiin sen avulla kuitenkin näyttöä siitä, että oikeilla toimenpiteillä voidaan saavuttaa kus-tannustehokkuutta julkisissa hankinnoissa. Oikea kilpailutusajankohta, markkinavuo-ropuheluiden vahvistaminen, hankintojen riittävä resursointi sekä hankintaprosessin suunnitelmallisuus ovat keskeisiä tekijöitä kustannustehokkuuden kasvattamisessa.

The purpose of this thesis was to study how the case organization can improve cost-effectiveness of its procurements, with particular focus on investment projects. The aim of the thesis was to find out whether selecting the timing of procurement processes could enhance cost-effectiveness and to identify additional operating models that could support efficiency in procurement.

The study applied action research methodology, using procurement data and internal organizational survey and workplace-based observations as its key methods. The theoretical framework was based on procurement legislation, market dialogue practices and research on the effects of competition on cost-efficiency.

The development work included piloting the procurement process for an investment project. The results of this pilot demonstrated that the timing of the tendering process and thorough preparation can increase both the number of bids received and overall cost-effectiveness. Although the results of a single pilot cannot be generalized more broadly, the findings nevertheless indicate that appropriate measures can improve the cost-effectiveness of public procurement of an organization. The timing of the tendering process, strengthening market dialogue, ensuring sufficient procurement resourcing and improving the planning of procurement processes are key factors in achieving greater cost-efficiency.