Management of a global spare part supply chain : reconciling processes of the quotation phase with another location

Abstract

The thesis examines implementation of the most important functions of the quotation phase of the case company's service organization to operations of a plant in China.

The current state of the quotation phase was analyzed in both plants. The processes were studied from the perspective of a customer-orientated supply chain, and differences in organizational and cultural backgrounds were considered. As a result consistent practices for the most important functions were created to support both organizations' needs.

In the end major changes in the processes were not required. The quotation phase has been developed in the Finnish organization for a long time, and in recent years the policies and guidelines have also been documented. Traditions of the spare part quotation phase in China are short so improving and changing practices is fairly easy. The basis of the processes consisted of the same principles as in Finland, but the changes in the organization and differences in quotation offering had led to the fact that established and tested practices had not been formed.

The clearest weaknesses and the most awkward functions were settled within this project and the best practices were created. Spare part deliveries from China are expected to multiply in quantity and therefore the importance of both organizations will be remarkable in the future regarding spare part quotations. After the project it is important to hold on to the agreed rules and principles to ensure steadiness and faultlessness of the quotation phase. Processes are improved continuously and thus changes and development ideas should be acknowledged in both organizations and skills maintained on the required level.

Insinöörityö käsittelee Metso Automationin Virtauksensäätö-liiketoimintalinjan Suomen palveluorganisaation varaosatarjousprosessin keskeisten toimintojen viemistä ja muokkaamista Kiinan tehtaan toimintoihin sopiviksi.

Tarjoustoiminnan nykytila analysoitiin molempien organisaatioiden osalta. Prosessien rakennetta tarkasteltiin asiakaslähtöisen tilaus-toimitusketjun näkökulmasta ja pyrittiin huomioimaan organisaatioiden ja kulttuurien väliset erot. Lopputuloksena luotiin tärkeimpien toimintojen osalta yhteneväiset toimintatavat, jotka tukevat kunkin organisaation tarpeita.

Suuria muutoksia prosesseihin ei lopulta vaadittu. Tarjoustoimintaa on kehitetty Suomen organisaatiossa jo pitkään, ja viime vuosina myös dokumentoitu toimintatapoja ja tehty ohjeita. Tarjousvaiheella on varaosien osalta Kiinassa vasta lyhyet perinteet, joten toimintatapojen muokkaaminen onnistuu vielä kohtalaisen helposti. Pohjana on ollut samat periaatteet kuin Suomessa, mutta organisaation muutokset ja tarjoustoiminnan eroavuudet ovat johtaneet siihen, että vakiintuneita hyväksi koettuja toimintatapoja ei ole muodostunut.

Selvimmät epäkohdat ja hankalimmat toiminnot saatiin tämän projektin puitteissa käytyä läpi ja parhaat toimintatavat luotua. Kiinan varaosatoimitusten määrän odotetaan moninkertaistuvan, ja siksikin molempien organisaatioiden varaosatarjoustoiminnan painoarvo tulee olemaan suuri. Projektin jälkeen on tärkeää pitää kiinni jo luoduista säännöistä ja periaatteista, jotta tarjoustoiminnan sujuvuus ja virheettömyys olisi varmistettu. Prosesseja kehitetään jatkuvasti, ja muutosten sekä uusien kehitysideoiden tulisi olla molempien organisaatioiden tiedossa ja osaaminen vaaditulla tasolla.