Metropolia Ammattikorkeakoulun lisenssi- ja sovellushankintaprosessin aloitusvaiheen kehittäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää Metropolia Ammattikorkeakoulun lisenssi- ja sovellushankintaprosessin aloitusvaihetta siten, että tilaajan tarpeen kuvaaminen on nykyistä sujuvampaa, selkeämpää ja paremmin organisaation toimintamalliin soveltuvaa. Kehittämistyö kohdistui erityisesti siihen vaiheeseen, jossa tilaaja käynnistää hankinnan ja antaa prosessin etenemisen kannalta olennaiset perustiedot. Tavoitteena oli vähentää tilanteita, joissa hankinta viivästyy puutteellisten lähtötietojen, epäselvän ohjauksen tai vastuunjaon vuoksi.

Tämä opinnäytetyö oli laadullinen kehittämistyö, ja sen aineistonkeruumenetelmänä käytettiin kyselyä, joka lähetettiin 27 henkilölle. Kyselyn vastausprosentti oli 44. Työn pääasiallinen teoria- ja tietopohja käsitteli prosessijohtamista, lean-ajattelun hyödyntämistä sekä tietosuojaa osana teoreettista viitekehystä. Tietopohjan ja kyselyn tulosten perusteella tehtiin kehittämisehdotus, johon pyydettiin palautetta samoilta kyselyyn vastanneilta, joista 4 antoi palautteen.

Tulosten perusteella esitettiin kehittämisratkaisu: dynaaminen hankintalomake, joka ohjaa tilaajaa hankintaprosessin aloitusvaiheessa ja varmistaa, että tietohallinto ja Ilona IT saavat käsittelyyn riittävät lähtötiedot heti ensimmäisellä tarjouspyyntökerralla. Ilona IT on Metropolian puitesopimustoimittaja, jonka kautta ohjelmistot ja lisenssit hankitaan keskitetysti. Lomake hyödyntää Microsoft Formsin haaroituslogiikkaa ja sisältää selkokieliset ohjeet erityisesti tietosuojavaatimusten vaikutustenarvioinnin (DPIA) tunnistamiseen. Täydentävä palautekysely osoitti, että ratkaisu koettiin jäsennellymmäksi kuin aiempi prosessi, mutta käyttäjäohjauksessa ja prosessin läpinäkyvyydessä on edelleen kehitettävää.