Budjetinseurantajärjestelmän kehittäminen toimeksiantajalle

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli suunnitella ja toteuttaa toimeksiantajalle työkalu budjettien ja kannattavuuden seurantaan. Työkalun oli myös tarkoitus sisältää yksinkertaisia tehokkuuden mittareita. Lähtökohtana työkalun toteuttamisessa oli helppo käytettävyys ja mahdollisimman automaattinen toiminta.

Työn toimeksiantajana on Oulun ammattikorkeakoulun liiketalouden yksikössä toimiva opiskelijayritys Trapesti Oy. Yritys tarjoaa projektitöinä toteutettavia markkinointiviestinnän, mainonnan sekä tieto- ja taloushallinnon palveluita yritysten ja organisaatioiden käyttöön. Yrityksen tavoitteena on myös edistää opiskelijoiden työelämäyhteyksiä ja tarjota käytännön kokemusta liiketoiminnasta. Yrityksellä oli tarvetta tämän tyyppiselle järjestelmälle helpottamaan budjettien seurantaa ja kannattavuuden arviointia.

Työn toteutustapa on toiminnallinen ja koostuu teoriaosasta sekä toiminnallisesta osasta, joka koostuu raportoinnista sekä ohjeesta järjestelmän käyttöön. Käytettävät tutkimusmenetelmät ovat laadullisia, toimeksiantajan tarpeet selvitettiin haastattelun avulla ja lähteenä käytetään budjetointiin liittyvää kirjallisuutta.

Seurantajärjestelmä toteutettiin Microsoft Excel - taulukkolaskelmaohjelmalla ja koostuu tulosbudjetista sekä henkilöstön ajankäytön seurannasta. Tulosbudjettia varten laadittiin lisäksi siihen liittyvät osabudjetit ja niiden seuranta. Tulosbudjetti on rakennettu myös kustannuspaikoittain, joka sisältää kiinteiden kustannusten kohdistamisen eri kustannuspaikoille. Järjestelmään on liitetty lisäksi työkalu helpottamaan projektien kannattavuuden arviointia.

Seurantajärjestelmän avulla yrityksessä voidaan helposti arvioida eri kustannuspaikkojen kannattavuutta. Työkalun avulla yrityksen budjetointiprosessi helpottuu ja sitä voidaan käyttää pohjana budjetoinnissa. Järjestelmä helpottaa lisäksi projektitöiden kannattavuuden ja tehokkuuden arviointia.

The purpose of this Bachelor's thesis is to design and execute monitoring tool for budgeting and profitability of the company. The tool was also purposed to simple the cost efficiency. Baseline for the execution was to provide an easy and automatic usability.

The applicant of the study was a student based company Trapesti Oy which is part of Oulu University of Applied Sciences business department. Company provides projects that can be executed in marketing advertisement and financial administration for companies and organizations. The aim of the company is also to work for students work life connections and serve real life experiences in business. The company had a need for this kind of system to ease monitoring their budgets and profitability.

This functional based thesis consisted of a theory section and a functional section. The functional section contains the report and an advisory for using of the system. The used research method is a qualitative and the applicant’s needs were solved with interviews. The theory of the budgeting was used as a source in theoretical section.

The monitoring system was executed with Microsoft Excel program and contains profit budget and staff time tracking system. The individual budgets and their monitoring were also created for profit budget. The profit budget has been created based on the individual cost centres. It contains also alignment costs for different cost centres.

The company can evaluate profitability between different cost centres with help of the system. Company's budgeting will be eased with the system and it can be used as a base of the budgeting. The system also eases the evaluation of the profitability and efficiency of the projects.