Mikroyrityksen hankintastrategian kehittäminen

Abstract

Kehitysyön tavoitteena oli laatia mikroyritykselle kirjallinen dokumentoitu hankintastrategia, jossa toimittajia ja hankintoja voidaan hallita tehokkaasti sekä kirjallisella riskienhallinnalla ennakoida uhkaavia tekijöitä. Ennen muutosta yrityksessä ei ollut kirjallista hankintastrategiaa ja riskienhallintaa. Toimittajista ja hankinnoista tieto haettiin useasta paikasta tai tieto oli vain yleisesti yrittäjän tiedossa. Tavoitteena oli lisäksi tehdä yritykseen yksilöllinen taulukko, johon on koottu toimittajat ja hankinnat.

Tutkimus toteutettiin toimintatutkimuksena ja käytettiin laadullista tutkimusmenetelmää. Tutkimusaineisto kerättiin valitusta teoriasta, yrittäjän haastatteluista, benchmarkkauksesta ja tutkijan havainnoista. Yrityksen nykytila saatiin nykytila-analyysista. Kehityskohteet rajattiin SWOT-analyysissa. Hankintastrategia toteutettiin kokonaiskustannusajattelu mallia (TCO) soveltaen ja menetelminä käytettiin Kraljicin ostoportfolio mallia ja riskikarttaa.

Kehitystyön suurin muutos oli se, että yrittäjän oma tietoisuus lisääntyi hankintastrategian ja riskien hallinnan merkityksestä yritykseen ja miten niiden on linkityttävä liiketoimintastrategiaan. Dokumentoitu ja päivitettävä hankintastrategia helpottaa yrittäjän työtä. Hankintastrategiaan kirjattiin hankintatoimeen sekä tehokkaaseen hallintaan toimittajista ja hankinnoista liittyvät tavoitteet ja vaatimukset.

Johtopäätöksenä todettiin, että kokonaiskustannusajattelu malli on hankala toteuttaa hankintastrategian teossa lyhyellä aikavälillä, mutta se kyllä onnistuu. Käytäntöön vieminen ei onnistunut suunnitellusti, koska projektiin varattu aika ja eurot päättyvät ennen kuin tuloksia kunnolla saatiin. Alustavat tulokset kuitenkin osittivat, että kehitystyö kannatti tehdä yritykseen, koska näin yrittäjä sai konkreettisia tietoja hankintatoimen tehokkaasta hallinnasta. Yrittäjälle annettiin jatkokehitysehdotuksena edelleen kehittää hankintastrategian ja riskienhallinnan muotoa dokumenteissa.

The aim of this development work was to create a written, documented purchasing strategy for a micro enterprise where both suppliers and purchases can be efficiently managed as well as possible threats foreseen by written risk management. Before the change the company had no written procurement strategy or risk management. Information about suppliers and purchases was scattered in various sources or commonly only the entrepreneur was aware of it. One aim was also to gather the information and compile a table about the suppliers and purchasers.

The study was conducted as an action research using a qualitative method. The research material consisted of the chosen theoretical framework, interviews of the entrepreneur, benchmarking and observations of the researcher. The company’s situation was analyzed using the current state analysis. The development areas were found using a SWOT analysis. The purchasing strategy was formulated using total cost of ownership (TCO) and the methods were Kraljic’s portfolio analysis and risk mapping.

The major impact of the development work was to enlarge the entrepreneur’s own knowledge about the importance of procurement strategy and risk management and how they need to link with the company’s business strategy. A documented and updated purchasing strategy will help the entrepreneur’s work. The purchasing strategy contains the goals and requirements of the purchasing work and efficient supplier management.

As a conclusion, the total cost model is challenging to implement in the creating of a purchasing strategy in the short run, but it is doable. Putting the framework into action did not happen as planned because both the time and budget reserved for the project did not last until proper results were seen. The preliminary results show, however, that the development work was beneficial, because the entrepreneur gained concrete information about the efficient procurement management. Further development of procurement strategy and risk management was suggested to the entrepreneur.