Toimintatapojen tehostaminen ja työkulttuurin kehittäminen : Suomen suurlähetystö Pariisi

Abstract

Kehittämishankkeen tavoite oli Pariisin suurlähetystön taloushallintokeskittymän toimintatapojen uudistaminen ulkoasiainhallinnon strategisia tavoitteita kunnioittaen tämän päivän työmenetelmiä vastaavaksi. Lisäksi tavoitteena oli yhtenäistää toimintatavat, jotta kaikkia asiakasedustustoja palveltaisiin samalla tavalla. Tavoitteena oli myös koko henkilöstön osaamisen kehittäminen taloushallintoon liittyen, sekä saada henkilökunta omatoimiseksi sähköisen M2- kuluveloitus järjestelmän käytössä.

Kehittämishanke toteutettiin toimintatutkimuksena. Apuna käytettiin muutosjohtamisen ja organisaatiokäyttäytymisen teorioita ja muutosjohtamisen malleja. Yhtenä muutosjohtamisen menetelmänä käytettiin benchmarkkausta. Benchmarkkauskohteiksi valittiin Tanskan ja Hollannin suurlähetystöt Pariisissa.

Kehittämishankkeen aluksi pyydettiin henkilökunnalta asiakaspalaute, jota käytettiin kehittämishankkeen alun nykytilan arvioinnissa. Loppumittaus tehtiin perehdytyksen jälkeen pyytämällä palaute perehdytyksestä.

Kehittämishankkeen aikana saatiin sovittua Pariisin edustustojen yhteiset toimintatavat, kirjattua ne ylös ja otettua käyttöön. Lopputuloksena syntyi Pariisin kahden edustuston yhteinen taloushallinnon perehdytyskansio, joka käytiin läpi henkilöstölle järjestetyissä perehdytystilaisuuksissa. Henkilöstön omatoimisuusastetta saatiin nostettua. Henkilökunta tekee pääsääntöisesti itse omat kuluveloituksensa uudessa sähköisessä M2 järjestelmässä. Lopulta saatiin tehostettua toimintaa ulkoasianhallinnon strategian mukaisesti, taloushallintokeskittymä siirtyy kesällä 2015 Brysselin taloushallintokeskittymän hoidettavaksi.

The aim of this development project was to update the working methods of the finance management team located in the Embassy of Finland in Paris meanwhile respecting the strategic goals of the Ministry for Foreign Affairs of Finland. In addition, the goal was to standardize the courses of actions so that all the customer embassies would be served the same. One of the objectives was to develop the personnel’s know-how in finance management as well as to increase the independent use of the electronic M2- cost claim programme.

This development project was carried out using the action research method. The theories of change management, organizational behavior and some of the change management models were used to follow through the project. One of the change management methods used was benchmarking. The targets of the benchmarking were the Embassy of Denmark and the Embassy of Holland, in Paris.

In the beginning of the development project the finance management team requested a customer feedback from all of their customers. It was used to carry out a present state analysis. In the end of the development project the personnel was asked to give feedback for the orientation that was held for the personnel.

During the development project the Finnish embassies in Paris were able to agree on the common working methods, write them down and start implementing them. As the outcome the embassies now have a common orientation folder of finance management issues. The folder was presented to the personnel in an orientation gathering. The independence level of the personnel grew. Now the whole personnel mainly make their own cost claims using the electronic M2-programme. Finally, it was possible to rationalize the working methods according to the Ministry’s strategy. The finance management team will be merged to the finance management team in Brussels in the end of the summer 2015.