Ostolaskujen automatisointiprosessi : Case: Keminmaan kunta

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli löytää paras ratkaisu automatisoida toimeksiantajan ostolaskujen käsittely ja selvittää, mitä automatisointiprosessi on ja millaisia toimenpiteitä prosessi toimeksiantajalta vaatii. Työssä myös kerättiin käyttäjätietoa automatisoidun laskujenkäsittelyn helpottamiseksi.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena. Tutkimuksen teoreettinen viitekehys käsittelee ostolaskujen automatisointia ja sen onnistumiseen tarvittavia toimenpiteitä. Teoriaosassa käsitellään digitaalista taloushallintoa ja siitä etenkin ostolaskuja ja niiden käsittelyä, niin yleisellä kuin toimeksiantajan tasollakin. Empiirinen osio tutkii automatisointiprosessia ja kuvailee prosessin etenemistä toimeksiantajan kannalta.

Tutkimusaineisto kerättiin erilaisten dokumenttien ja havainnointien avulla sekä hyödyntäen kokemuksia toimeksiantajan ostoreskontrasta. Aineistoa kerättiin myös käyttäjäkyselyllä, ja se kohdennettiin automatisointiprosessin jo läpikäyneiden organisaatioiden työntekijöille, jotka ovat päivittäin tekemisissä ostolaskujen kanssa.

Tutkimuksen tuloksena saatiin kattavaa aineistoa toimeksiantajan ostolaskujen automatisoinnista ja automatisointiprosessin onnistuneesta läpiviemisestä. Käyttäjäkokemuksia toimeksiantajalta ei vielä voitu kerätä, mutta tutkimuksen käyttäjäkyselyn avulla saatiin hyödyllistä tietoa prosessin läpikäynnistä ostoreskontran näkökulmasta.

Ostolaskujen automatisointiin on tarjolla monia erilaisia ratkaisuja. Parhaan ratkaisun omien ostolaskujen automatisointiin saa määrittelemällä tarkoin omat tarpeensa. Omien tarpeiden määritteleminen ohjaa oikeaan suuntaan ja helpottaa sopivimman ratkaisun löytymistä.

The objective of this thesis research is to discover the best solution for the commissioner to automate the purchase invoice processing and to examine what the automating process includes, as well as what kind of procedures the commissioner needs to perform. Additionally, user information about automated processing of purchase invoices was collected.

The research was carried out as a qualitative case study. The theoretical framework is structured around the concepts of automation of purchase invoices and the procedures needed to fulfill the process successfully. In the theoretical part, digital financial management is defined, with the focus on purchase invoices and processing of purchase invoices, in general as well as from the commissioner’s point of view. In the empirical part, the automation process is examined and the proceeding of the automation process is described as from the commissioner’s point of view.

The data was collected from various documents, with the help of observation, and by using the personal knowledge gathered from the purchase ledger. Further, the data was collected with a questionnaire which was sent to organisations that already have undergone the automating process, and targeted to those employees who deal with purchase invoices during their daily routines.

As a result of this thesis, comprehensive material on the automation process of the commissioner and a successful execution of the process was gathered. Valid user experience from the commissioner’s point of view could not yet been gathered, but with the help of the questionnaire, useful data could be collected.

For automating the purchase invoices, there are several solutions available. One finds the best solution for the process by specifying his/her own requirements carefully. Specification leads the process to right direction and assists in finding the most suitable solution.