Sähköinen huutokauppa osana kilpailutusprosessia

Abstract

Tämä opinnäytetyö tehtiin Helsingin kaupungin hankintakeskukselle. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, kilpailutusten yhteydessä tehtävän sähköisen huutokaupan käytön käyttöastetta ja siitä saatavaa hyötyä. Tutkimuksessa selvitettiin, kuinka paljon ja missä kilpailutuksissa sähköistä huutokauppaa kilpailutusprosesseissa yleisesti käytetään, paljonko se työllistää hankintayksikköjä ja onko sähköinen huutokauppa vaikuttanut kilpailutettujen hankintojen hintoihin. Tarkoituksena oli myös selvittää onko sähköistä huutokauppaa hyödynnetty, Helsingin kaupungilla ja yleensä, optimaalisesti ja voitaisiinko käyttöä mahdollisesti laajentaa.

Työ toteutettiin toimintatutkimuksena ja tiedonhankintamenetelmänä käytettiin benchmarkingia, kyselylomaketta ja haastatteluja joita tehtiin pääkaupunkiseudulla. Teoriaosuus rakentui kuudesta työn kannalta keskeisestä kokonaisuudesta: huutokaupan historia, huutokaupan mallit, sähköisen huutokaupan käyttö kilpailutuksessa verrattuna perinteiseen kilpailutukseen, kuinka sähköinen huutokauppa toimii, julkisesta hankintaprosessista ja uudesta Euroopan Unionin hankintadirektiivistä.

Kehittämistehtävän tavoitteet saavutettiin ja sähköisen huutokaupan käytöstä saatiin paljon uutta tietoa. Tutkimuksen tuloksena syntyi 29.9.2015 Helsingin kaupungin hankintakeskuksessa linjaus sähköisen huutokaupan käytöstä kilpailutuksissa. Linjaus tuli voimaan heti, ja jatkossa Hankintakeskus harkitsee kilpailutuskohtaisesti, voiko sen yhteydessä käyttää huutokauppaa.

This thesis was carried out for the Purchasing center of the city of Helsinki. The goal of this thesis was to investigate the utilization of electronic auctioning in competitive tendering and its benefits. In this thesis the following three aspects were also inspected: how much and in what competitive tendering the electronic auctioning was generally used, how much additional work electronic auctioning puts on the procurement units and whether electronic auctioning has affected the final process of competitive acquisitions. The objective was also to find out whether electronic auctioning has been exploited optimally by City of Helsinki and in general and it was possible to extend the usage of electronic auctioning.

The work was carried out as an action research and the data was collected by benchmarking, as well as by a questionnaire and interview´s that were carried out in the metropolitan area. The theoretical part of this study focused on six main themes: the history of auctions, auction models, comparison of competitive acts done traditionally or using electronic auction, how electronic auction is functioning, the public purchase process and lastly the new European Union procurement directive.

The objectives of the Development project were achieved and the action research produced new information about the utilization rate of the electronic auction. The outcome of this study was the development of a definition policy for the Purchasing center of the city of Helsinki in August 2015 for the usage of electronic auctioning in competitive tendering. The definition of policy became effective immediately. In the future, the Purchasing center of the city of Helsinki will consider whether electronic auction could be used as a part of competitive tendering case by case.