Henkilöstötunnusluvut henkilöstöjohtamisen välineenä : HR Key Performance Index -raportin kehittäminen

Abstract

Tämän toimintatutkimuksen tavoitteena oli kehittää If Vahinkovakuutusyhtiön sisäistä HR Key Performance Index -raporttia. Kyseinen raportti on tarkoitettu ylimmän johdon käyttöön ja se kuvaa henkilöstön perustunnuslukuja liiketoiminta-alueittain ja maittain.

Tutkimus koostui aineistoanalyysistä, jossa kuvattiin henkilöstöjohtamisen pääosa-alueita, kartoitettiin käytössä olevia henkilöstöraportoinnin malleja sekä selvitettiin tunnuslukujen kehittämiseen ja valitsemiseen liittyvää teoriaa. Tutkimuksen tarkoituksena oli löytää henki-löstöjohtamisen ja -raportoinnin yhtymäkohdat ja kehittää näiden löydösten pohjalta yrityk-sen nykyistä KPI-raporttia.

Kehittämistehtävän toteutus aloitettiin syksyllä 2014 aineistoanalyysillä, jonka perusteella tehtiin ensimmäiset kehittämistoimenpiteet käytössä olleeseen henkilöstöraporttiin tammikuussa 2015. Kehittämistehtävän aikana todettiin, että raportin käyttötarkoitus on monimuotoinen. Yrityksen johto tarvitsee johtamisen tueksi niin tiedottavaa raportointia kuin toimin-nallista henkilöstöraportointia. Toiminnallisen raportoinnin tarpeeseen vastaamiseen kehitet-tiin teemaraportti, joka keskittyy yhteen henkilöstöraportoinnin osa-alueeseen tarkemmin.

Tutkimuksessa todettiin, että Ifin käytössä ollut HR Key Perfomance Index -raportti vastasi melko kattavasti alan kirjallisuudessa esitettyjä suosituksia. Tutkimuksen osana tehdyt teemahaastattelut vahvistivat raportin vastaavan tarkoitustaan, mutta laajemmalle toiminnalliselle raportoinnille on tarvetta.

Kehittämistehtävän aikana pystyttiin päivittämään ja vahvistamaan käytössä olleen raportin tunnusluvut kirjallisuuden suosituksia vastaaviksi, pois lukien koulutusta koskevat tunnusluvut. Kehittämishankkeen yhteydessä kehitetty teemaraportti pystyi laajentamaan raportin käyttöä toiminnallisen raportoinnin puolelle. Kehitystoimenpiteet jatkuvat, kun yritys ottaa käyttöön uuden henkilöstötietojärjestelmän, joka mahdollistaa laajemman henkilöstörapor-toinnin.

The purpose of this study was to develop If P&C Insurance Company’s internal HR Key Performance Index report. The KPI report is shared with If’s top management and the report includes personnel figures divided by country and business areas. The goal of this action research was to find the common areas of leadership and personnel reporting and develop If’s HR KPI report based on these findings.

The research includes an analysis of literature from the fields of leadership and personnel reporting. The theoretical framework describes the main areas of leadership and personnel statistic recommendations mentioned in the literature. The implementation of the development project was started in the autumn of 2014. Based on the literature analysis, the KPI report was updated in January 2015. During the development activities it was discovered that the purpose of the report is complex. In addition to the regular HR KPI report, the top management needed a more detailed report to help with personnel management. Based on this finding a new theme personnel report was developed. The theme report concentrates on one personnel reporting area at the time to give more thorough picture of the personnel.

The research showed that If’s HR Key Performance Index report was in line with the recommendations from the literature. The interviews that were made as a part of the research support the finding that the report is suitable for its purpose but there was a need for more detailed action orientated reporting.

During the development project the report was updated and it was confirmed that the statistics in the report were in line with the recommendations, except statistics connected to training activities. The theme report that was developed was able to broaden the purpose of the report to more action orientated. The development of If’s personnel reporting will continue after a new HR system is implemented.