Ulkoistetun taloushallinnon kotiuttaminen : Case konsernin tytäryritys

Abstract

Kehittämiskohteena oli Sanoma Oyj:n tytäryhtiö Bookwell Oy:n taloushallinto ja ulkoisen laskentatoimen siirtäminen konsernin palvelukeskukselta yrityksen omaksi toiminnaksi. Emoyhtiön toiminnan muutoksista johtuen oli nähty tarpeelliseksi eriyttää ydinliiketoimintaan kuulumattomien tytäryritysten taloushallinto. Porvoossa sijaitseva Bookwell on yli 150 vuotta toiminut kirjapaino, joka tuottaa ja markkinoi laadukkaita kirjapainopalveluita sekä kotimaahan että vientiin. Tutkimuskysymyksenä oli, miten yrityksen ulkoistettu taloushallinto siirretään yrityksen omaksi toiminnoksi pienevillä resursseilla. Tavoitteena oli saada kustannussäästöjä, kehittää taloushallintoa palvelemaan koko yritystä minimoimalla pieneneviin resursseihin liittyviä riskejä.

Hanke toteutettiin toimintatutkimuksena, jonka tiedonkeruumenetelminä olivat kirjallisuus-tutkimus, havainnointi, ja reflektointi sekä haastattelututkimukset, joissa henkilöstöä ja johtoa haastateltiin tarpeista, kokemuksesta ja tuloksista työn eri vaiheissa. Kehitystyöhön osallistuivat käyttäjät, tiedon saajat ja tiedon tarvitsijat.

Kehittämistyön viitekehyksenä toimivat lainsäädäntö, prosessien kehittäminen ja ulkoistamisteoriat. Työssä pohditaan, miten siirto toteutetaan niin, että yrityksen oman tiedon tarpeet tyydytetään täyttämällä edelleen konsernivaatimukset.

Hankkeen avulla kotiutettiin taloushallinto osaksi organisaatiota, yksinkertaistettiin toimintoja, saavutettiin tavoitteet kustannusten säästämisestä ja resurssien tehokkaammasta hyödyntämisestä huomioimalla riskit sekä mahdollistamalla jatkokehitys.

The purpose of the present study was to develop the Sanoma Corporation subsidiary Bookwell Oy's financial administration and transfer the financial accounting from the Group's service center as a separate activity. Due to changes in the parent company's operations it was considered necessary to separate the financial administration of the non-core subsidiaries. Bookwell Oy is a printing house in Porvoo and it has been in business for over 150 years producing and marketing printing services to both domestic and export markets. The research question was how the outsourced financial administration can be transferred and included in the company's own activities with decreasing resources. The aim was to get cost savings, to develop financial administration to serve the whole company and to minimize the risks associated with shrinking resources.

The project was carried out as action research. The data was gathered by literature review, observation and reflection, as well as interviews of personnel and management for their needs, experience and results throughout the different stages of the work. Users, the recipients in need of information and knowledge participated in the development.

The theoretical framework of the present study considered legislation, development of processes and outsourcing theories. The thesis discussed how the transfer can be carried out in such a way that the needs of the company's own information are satisfied as well as the requirements of the Group are completed.

The project succeeded in insourcing the financial administration in the organization, simplifying operations, reducing costs and in the better use of resources by taking into account the risks, as well as by enabling further development.