Rekrytoinnin tehostaminen esikarsintatyökalun avulla : Case: Espoon kaupungin rekrytointipalvelut

Abstract

Kehittämistehtävän tavoitteena oli tehostaa Espoon kaupungin rekrytointeja esikarsintatyökalun/videohaastattelun avulla. Toimintatutkimuksen tavoitteena oli ottaa käyttöön videohaastattelutyökalu ja tutkia sekä analysoida tutkimustuloksia uuden esikarsintamenetelmän käytettävyydestä, hyödyllisyydestä ja tehokkuudesta luomalla toimintamalli mittaristoineen. Lisäksi työssä arvioidaan videohaastattelutyökalun kustannustehokkuutta tutkimustulosten valossa. Säästetyllä työajalla on suuri merkitys rekrytointiprosessin tehokkuuteen. Tutkimuksessa mitattiin tehokkuuden kasvua videohaastattelutyökalun pilotointijakson jälkeen. Palveluiden sähköistäminen nousee strategiasta.

Viitekehys rakentui keskeisesti henkilöstön hankinnan sähköistymiseen ja rekrytointiprosessin ympärille sekä laadullisiin näkökulmiin CAF (Common Assesment Framework) ja PDCA (Plan- do-check-act) ympärille. Rekrytointiprosessin tehostaminen ja tehokkuus ovat tässä työssä keskiössä.

Toimintatutkimuksen tuloksena syntyi uusi toimintamalli rekrytoinnin tehostamisen tueksi.Tutkimustuloksena on PDCA:n mukainen jatkuvan parantamisen malli. Videohaastattelutyökalu koettiin hyödylliseksi, helppokäyttöiseksi ja toimivaksi kokonaisuudeksi ja se vakiinnutettiin osaksi Espoon rekrytointipalvelujen rekrytointiprosessia.

Videohaastattelun käyttöönotto toi organisaatiolle kustannushyötyä. Käyttöönotto on kokonaisuudessaan johdettu sekä organisaation strategisista tavoitteista että tulostavoitteista, palvelujen sähköistämisestä. Rekrytointiyksikölle hyötyä syntyi uuden tuotteen ja palvelukokonaisuuden myötä. Oletetaan, että saavutettujen tulosten myötä myös asiakastyytyväisyys kasvaa.

The aim of the present study was to enhance the recruitment process at City of Espoo with a video interview tool. The purpose of this action research was to introduce the video interview tool and explore and analyze research findings regarding usability, usefulness and effectiveness of a new approach in creating a new recruitment method to choose applicants to face- to face- interviews. In addition, the cost-efficiency of the -video interview tool was estimated in the light of research findings and it was measured after piloting the video interview tool.

The theoretical framework of the thesis was based on digitalisation of the recruitment process, as well as qualitative aspects of the Common Assessment Framework (CAF), and the PLAN do-check-act (PDCA) around it. The improvement and efficiency of the recruitment process were in the core of this work.

As a result a new operating model to support the recruitment was created. The research result was a PDCA-compliant model for continuous improvement. The video interview tool was considered useful, easy to use and functional, and it was included in the recruitment process of Espoo.

The organization found the interview tool cost-effective. It is assumed that the results achieved also increases customer satisfaction.