Ostolaskuprosessin kehittämishanke : BPW Kraatz -konserni

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli kuvata BPW Kraatz -konsernin ostolaskuprosessia Jeeves-toiminnanohjausjärjestelmässä ja siihen liitetyssä eApproval-nimisessä laskujen kierrätysohjelmassa. Tarkoituksena oli löytää mahdollisia toteutettavia kehityskohteita, jotta ostolaskuprosessin toimintaa saataisiin entisestään tehostettua tässä järjestelmäympäristössä. Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona BPW Kraatz -konsernille, joka tuo maahan, myy ja varastoi raskaan ajoneuvokaluston varaosia sekä tarvikkeita. Konsernilla on yrityksiä Suomessa ja Baltiassa. Tämä opinnäytetyö käsitteli kuitenkin ainoastaan konsernin Suomessa sijaitsevia yrityksiä.

Työ toteutettiin kehittämishankkeena, jossa kuvattiin yksityiskohtaisesti ostolaskuprosessin nykytilannetta ja sen eri toimintavaiheita. Opinnäytetyössä käytettiin lähteinä digitaalista taloushallintoa ja ostolaskujen käsittelyä koskevaa kirjallisuutta sekä alan asiantuntijatahojen verkkojulkaisuja ja toiminnanohjausjärjestelmää koskevaa materiaalia.

Kuvauksen pohjalta löydettiin ostolaskuprosessista osa-alueita, joita on mahdollista tehostaa entisestään. Keskeisimmät kehityskohteet käsittivät pääasiassa toimintojen automatisointia, ostolaskujen vastaanottotapojen tehostamista ja laskujen käsittelyn helpottamista. Työssä esitellyt kehittämisehdotukset vähentäisivät manuaalisia ostolaskujen käsittelyn vaiheita. Lisäksi prosessista löytyi muita useita yksityiskohtaisempia ja pienempiä muutosehdotuksia, joita kehittämällä prosessia saataisiin kokonaisuudessa tehostettua. Toteutuakseen nämä kehityshankkeet vaatisivat pääasiassa teknisten muutosten tekemistä toiminnanohjausjärjestelmään ja laskujen kierrätysohjelmaan.

Opinnäytetyön lopputuloksena toimeksiantajalle esitettiin yksityiskohtainen kuvaus konsernin ostolaskuprosessista ja sitä kehittävistä toimenpiteistä. Johtopäätöksenä voitiin todeta, että toimeksiantajan ostolaskuprosessi toimii nykytilassaan tehokkaasti, mutta sitä voidaan vielä entisestään tehostaa työssä esitellyillä menetelmillä. Suuri osa kehitysehdotuksista on sovellettavissa myös muiden yritysten toiminnanohjausjärjestelmiin.

The purpose of this thesis with a focus on operational aspects was to describe the BPW Kraatz Group's purchase invoice process in the Jeeves ERP system, as well as in the web-based invoice approval system called eApproval. The aim was to identify any development areas in this system environment. The thesis was carried out as an assignment with the BPW Kraatz Group, which imports, sells and stores spare parts and accessories to the heavy-duty sector. The Group has companies in Finland and the Baltic countries. However, this study deals only with the companies, which are located in Finland.

The thesis was carried out as a development project, which describes the purchase invoice process current situation in detail and its various stages of operation. The sources of this thesis consisted of literature concerning digital financial management and purchase invoice processing, ERP-system material and online publications of financial experts.

On the basis of the description, certain purchase invoice process parts were found and are possible to further enhance. The most important development parts comprised mainly of the automation of process operations, improvement of invoice receiving, as well as invoice processing facilitation. The development proposals presented in the thesis would reduce the amount of manual invoice processing. In addition, a number of other detailed and smaller proposals for amendments were found in the process and these would develop the process as a whole. In order to accomplish these development proposals, it would require technical changes to the ERP system, as well as to the invoices approval system.

As a final result of the study, a detailed description of the purchase invoice process and its improving methods were presented to BPW Kraatz Group. In conclusion, it was discovered that the group’s purchase invoice process works effectively in its current state, but it can be further enhanced by the methods that were presented in this thesis. Many of the development proposals are also applicable to other companies' ERP systems.