Tapahtumasuunnitelmapohja Case Kuopion restonomiopiskelijat KUREO ry vuosijuhlat

Abstract

Opinnäytetyömme tarkoituksena on luoda tapahtumasuunnitelma Kuopion Restonomiopiskelijoiden KUREO ry:n 20-vuotisjuhlille yhdessä KUREO ry:n hallituksen ja KUREO ry:n event tiimin kanssa. Juhlien tavoitteena on vahvistaa KUREO:n brändiä, jota uudistettiin vuonna 2019 luomalla yhdistykselle visio, missio ja arvot. Vision, mission ja arvojen integroiminen tapahtumaan on yksi keino onnistuneen tapahtuman suunnitteluun. Teoriaosuuden keskiössä on onnistuneen tapahtuman suunnittelu ja asiakas. Oikean kohderyhmän saaminen tapahtumaan ja sen onnistunut analysoiminen auttaa merkittävän sisällön luomisessa itse tapahtumaan. Muita avaintekijöitä onnistuneen tapahtuman luomiseen ovat myös tavoitteellisuus, asiakaskokemus ja sen johtaminen. Teoriaosuudessa käsittelemme tapahtuman prosessin suunnittelun aloittamisesta aina jälkimarkkinointiin saakka.

Tuotoksessa käymme läpi lähtökohtia juhlien järjestämiselle ja suunnittelun prosessia, sekä koulutuksia, jotka järjestimme teoriaosuutemme pohjalta KUREO ry:n hallitukselle ja event tiimille. Juhlien tapahtumasuunnitelma pitää sisällään projektiryhmän kuvaamisen, vuosijuhlien rakenteen, markkinoinnin lähtökohdat, sekä alustavan budjetin tapahtumaan. Samalla luomme KUREO ry:lle myös tapahtumasuunnitelmapohjan, jonka tarkoituksena on toimia onnistuneen tapahtuman suunnittelun työkaluna tapahtuman luonteesta riippumatta. Pohjaa luodessa on hyödynnetty tapahtumasuunnittelun teoriaa ja tutkimusosan haastatteluista saatua dataa ja palautetta. Tapahtumasuunnitelmapohjan kylkeen liitettiin myös budjettisuunnitelmapohjan, jota pystyy hyödyntämään tapahtumaa luodessa.

Tutkimusosassa selvitämme, voiko tapahtumasuunnitelmapohja toimia työkaluna organisaation kehittämisessä. Tutkimusta varten haastateltiin KUREO ry:n hallitusta ja event tiimiä. Haastattelut toteutettiin yksilöhaastatteluina ja ne käsittelivät heille pidettyjen koulutuksien sisältöä, tapahtumasuunnittelun prosessia, tapahtumatuotannon haasteita ja tapahtumasuunnitelmapohjan potentiaalisia hyötyjä organisaatiolle.

Johtopäätöksissä avataan tutkimustuloksia ja haastatteluista saatua dataa tapahtuman suunnittelusta. Teoriaosuuksien sisällöt olivat oleellisia onnistuneen tapahtuman suunnittelussa ja erityisesti blueprint koettiin merkittäväksi työkaluksi varsinkin tämän kokoluokan projektissa. Suurimmaksi haasteeksi projektiryhmä koki viestinnän, joka ilmeni muun muassa tavoitteen epäselvyytenä ja työtehtävien epätasaisessa jaossa. Haastattelujen perusteella tapahtumasuunnitelmapohja koettiin olevan toimiva työkalu tiivistämään tarvittavat tapahtumatuotannon teoriat helposti seurattavaksi kokonaisuudeksi, ehkäisemään tässä projektissa ilmenneitä haasteita ja kehittämään organisaation toimintaa entisestään. KUREO ry:ltä saatu palaute oli suurimmaksi osaksi positiivista, mutta kehitysideoita löytyi esimerkiksi aikataulutuksen suhteen. Toinen kehitysehdotus olisi suorittaa haastattelut kahdessa osassa: Ensimmäinen koulutuksien jälkeen, jolloin ne ovat tuoreessa muistissa ja kerätä tapahtumasuunnitelmapohjaan tarvittava data aiemmin, jolloin se olisi voitu testiajaa tässä projektissa ja toinen tapahtuman jälkeen, jolloin pohjaa olisi voitu optimoida entisestään.