Intranetin käytettävyyden kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyön tarkoitus oli arvioida ammattikorkeakouluorganisaation uuden intranetin käytettävyyttä ja antaa sen perusteella näkökulmaa jatkokehitykseen käytettävyyshuomioilla ja dokumenttianalyysillä. Tutkimuskohteena olevassa organisaatiossa oli intranet-uudistus vuonna 2020. Tässä tutkimuksessa arvioitiin uuden intranetin käytettävyyttä vuonna 2021, kun se oli ollut julkaisunsa jälkeen puoli vuotta opiskelijoiden käytössä.

Tutkimuksen teoria käsittelee käyttäjäkeskeistä verkkopalvelun suunnittelua ja käytettävyyden arviointimenetelmiä. Käytettävyyttä arvioitiin erityisesti sivuston informaatioarkkitehtuurin ja visuaalisen hierarkian näkökulmasta.

Tutkimus rajattiin opiskelijoiden intranetiin. Käytettävyyttä tarkasteltiin Modernin Microsoft SharePoint -ympäristön toiminnallisuuksien puitteissa.

Tutkimuksen lähtökohtana käytettiin työharjoittelun kautta saatua tietoa, aiempia selvityksiä ja tutkimuksia sekä kirjallisuutta. Intranetin nykytilaa ja kehityssuuntaa analysoitiin dokumenttianalyysillä ja intranetin käytettävyystekijöitä arvioitiin heuristisella listalla, jonka jälkeen toteutettiin käytettävyystutkimus.

Keskeinen tulos on se, käytettävyysongelmat keskittyivät rakenteen hahmottamiseen eivätkä opiskelijat välttämättä osanneet tai halunneet hyödyntää intranetin tietosisältöjä. Muita käytössä olevia järjestelmiä käytettiin mieluummin kuin intranetiä ja tietoa oli saatavilla opintojen ohjauksen kautta ja muista järjestelmistä.

The objective of the thesis was to evaluate the usability of a university of applied sciences' new intranet and, to provide a perspective on further development using usability considerations and document analysis. The intranet of the organization was reformed in 2020. This study assessed its usability in 2021, after it had been available to students for six months after its publication.

The theory of the study focuses on user-centric web service design and usability evaluation methods. Usability was assessed especially from the perspective of the information architecture and visual hierarchy of the site.

The study was limited in scope to the student intranet. Usability was examined within the functionalities of the Modern Microsoft SharePoint environment.

The research was based on information obtained through internships, previous studies and research, and literature. The current state and development of the intranet were analyzed by document analysis and intranet usability factors were assessed using a heuristic list, after which a usability study was conducted.

The main findings indicate that usability problems were caused by the structure of the intranet for what the students may not have been able or willing to take advantage of the information content on the intranet. Other systems in use were preferred over the intranet, and necessary information was also available through educational guidance and other channels.