Automatisoidun laskutuksen laadun parantaminen
Haapakoski, Mari (2022)
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202203223854
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202203223854
Tiivistelmä
Opinnäytetyön toimeksiantajana oli kemian alan yritys ja sen asiakaspalvelutiimi. Asiakaspalvelutiimiin kuuluu viisi työntekijää ja työnkuvaan kuuluu muun muassa laskutus, tilaukset ja muut asiakaspalvelutehtävät.
Tutkimuksen aihe tuli toimeksiantajayrityksen tarpeesta parantaa automatisoidun laskutuksen laatua. Tavoitteena oli saada virheet kiinni ennen laskutusta ja täten myös parantaa asiakastyytyväisyyttä. Lisäksi tavoitteena oli vähentää tehtävien hyvityslaskujen määrää. Tarkoituksena oli tutkia nykyisten laskutuksen virheraporttien riittävyyttä ja sitä, tulisiko niitä lisätä tai muuttaa. Kehittämistehtävänä oli siis kartoittaa mitä virheitä on laskutuksen tarkastusprosesseista huolimatta tapahtunut sekä selvittää olisivatko ne olleet estettävissä.
Opinnäytetyössä on käytetty laadullisia menetelmiä, sillä työ on toteutettu toiminnallisena tutkimuksena. Työ koostuu opinnäytetyöraportista ja varsinaisesta toimeksiantajayritykselle tehdystä tuotoksesta. Opinnäytetyön raportin tietoperusta koostuu kolmesta pääkappaleesta, joissa käsitellään digitaalista taloushallintoa, myyntilaskutusta ja datan hallintaa.
Kehittämistehtävän tuloksien perusteella asiakaspalvelutiimin toimesta ennaltaehkäistäviä virheitä oli poikkeava hinta tilauksella sekä vuokrasopimuksesta poikkeavien tuotteiden käyttö. Näiden virheiden ehkäisemiseksi asiakaspalvelutiimin toimenpiteitä lisätään päivittäisen laskutuksen tarkistusprosessin osalta. Lisäksi hyvityslaskujen syy-koodeista ja niiden käytöstä tehtiin asiakaspalvelutiimin yhteinen ohjeistus. Tulosten perusteella tullaan päivittämään myös jälleenmyyntiverkostoa
koskevaa ohjeistusta.
Toimeksiantajayrityksessä tullaan seuraamaan tutkimuksen tuloksena tehtyjen ohjeistuksien vaikutusta laskutuksen laadun parantamisessa. Tulevaisuudessa laskutuksen oikeellisuuden seuraaminen helpottuu toimeksiantajayrityksessä, sillä uusien hyvityslaskutuksen ohjeistuksen avulla on
helpompi seurata hyvityslaskujen syitä.
Tutkimuksen aihe tuli toimeksiantajayrityksen tarpeesta parantaa automatisoidun laskutuksen laatua. Tavoitteena oli saada virheet kiinni ennen laskutusta ja täten myös parantaa asiakastyytyväisyyttä. Lisäksi tavoitteena oli vähentää tehtävien hyvityslaskujen määrää. Tarkoituksena oli tutkia nykyisten laskutuksen virheraporttien riittävyyttä ja sitä, tulisiko niitä lisätä tai muuttaa. Kehittämistehtävänä oli siis kartoittaa mitä virheitä on laskutuksen tarkastusprosesseista huolimatta tapahtunut sekä selvittää olisivatko ne olleet estettävissä.
Opinnäytetyössä on käytetty laadullisia menetelmiä, sillä työ on toteutettu toiminnallisena tutkimuksena. Työ koostuu opinnäytetyöraportista ja varsinaisesta toimeksiantajayritykselle tehdystä tuotoksesta. Opinnäytetyön raportin tietoperusta koostuu kolmesta pääkappaleesta, joissa käsitellään digitaalista taloushallintoa, myyntilaskutusta ja datan hallintaa.
Kehittämistehtävän tuloksien perusteella asiakaspalvelutiimin toimesta ennaltaehkäistäviä virheitä oli poikkeava hinta tilauksella sekä vuokrasopimuksesta poikkeavien tuotteiden käyttö. Näiden virheiden ehkäisemiseksi asiakaspalvelutiimin toimenpiteitä lisätään päivittäisen laskutuksen tarkistusprosessin osalta. Lisäksi hyvityslaskujen syy-koodeista ja niiden käytöstä tehtiin asiakaspalvelutiimin yhteinen ohjeistus. Tulosten perusteella tullaan päivittämään myös jälleenmyyntiverkostoa
koskevaa ohjeistusta.
Toimeksiantajayrityksessä tullaan seuraamaan tutkimuksen tuloksena tehtyjen ohjeistuksien vaikutusta laskutuksen laadun parantamisessa. Tulevaisuudessa laskutuksen oikeellisuuden seuraaminen helpottuu toimeksiantajayrityksessä, sillä uusien hyvityslaskutuksen ohjeistuksen avulla on
helpompi seurata hyvityslaskujen syitä.